São Paulo, quarta-feira, 23 de fevereiro de 1994 |
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Programa acaba com vai-e-vem de papéis
PAULO CESAR MASIERO; FERNÃO S.R. GERMANO
Para auxiliar essas tarefas há máquinas de escrever, telefones, arquivos de aço, fichários, formulários em papel etc. A evolução tecnológica, notadamente nas áreas dos computadores eletrônicos digitais e das telecomunicações, propiciou a presença em grande parte dos escritórios atuais de equipamentos como fax para transmissão e recepção de documentos, copiadoras eletrônicas, software que permitem a criação de vários tipos de documentos (editores de texto, editores gráficos, planilhas eletrônicas etc.), redes locais de computadores envolvidas no processamento de diversas aplicações (faturamento, controle de estoque ou contas a receber) e scanners. Apesar de toda essa evolução, continuam presentes nos escritórios os fichários, os arquivos de aço, as caixas de entrada e saída, as pastas suspensas e os papéis circulando entre mesas e sendo arquivados e procurados manualmente. A cena descrita a seguir não é de rara ocorrência. A recepção de um fax é feita por uma seção que, pelo tipo da informação recebida, consulta um arquivo de pastas suspensas para saber a quem ela interessa. O documento é então reproduzido numa copiadora para distribuição e uma via é enviada, por exemplo, para a seção de faturamento e outra para o controle de estoque. Cada uma dessas vias é arquivada em arquivo de pastas suspensas. Semanas depois, o chefe de uma das seções pede à sua secretária para procurar um documento. Aí começa um abrir e fechar de pastas e gavetas, numa busca demorada que nem sempre tem sucesso. Nova digitação Uma vez localizado o documento, são preparadas em um editor de texto instruções que transcrevem partes do documento localizado, mas que têm que ser digitadas novamente. Essas instruções são distribuídas a funcionários de várias seções que, por coincidência, as mantêm ao lado dos micros ligados em rede nos quais trabalham. Um sistema de gestão de documentos –SGD (Document Management System) teria racionalizado toda essa operação. Com ele o aparelho de fax estaria ligado à rede local e, quando chegasse uma mensagem, uma rotina gravada auxiliaria a distribuição diretamente aos interessados. Para isso haveria em arquivo eletrônico o perfil de interesse de cada usuário e, examinando automaticamente o conteúdo da mensagem, seria possível a distribuição da mensagem aos interessados. Quando alguém precisa fazer uma busca, o sistema oferece facilidades para localizar a informação, que pode ser transcrita sem nova digitação para preparar as instruções. Essas seriam distribuídas pela rede local aos usuários interessados que, por janelas em seus terminais, a elas teriam acesso sempre que necessário. Indexação Sistemas de gestão de documentos são projetados para indexar documentos e recuperá-los através de palavras ou frases previamente determinadas. Há diferentes SGDs disponíveis no mercado internacional. Alguns só manipulam textos enquanto outros lidam com imagens –documentos provenientes de leitoras ópticas, fax ou scanners– e outros ainda com os dois. Os SGDs também oferecem auxílio para as tarefas de recepção e conversão de documentos preparados diretamente por computador, como planilhas e textos, ou captados como imagem de documentos por aparelhos de fax, scanners e leitoras de caracteres ópticos. Após a recepção ou recuperação do documento, há também apoio para a sua circulação programada ou então para distribuição por fax e por rede de computadores. Quem já possui grande parte do equipamento e do software que faz interface com os SGDs precisa fazer um investimento adicional relativamente baixo para instalar um software desse tipo. É importante, ao examinar um SGD, verificar os seus recursos para se conectar com redes locais ou públicas, determinar o perfil do conteúdo de documentos, arquivar de modo a permitir buscas versáteis, estabelecer rotinas para circular os documentos adequadamente, dar proteção aos usuários de acesso às informações manipuladas, administrar os recursos e sua distribuição aos usuários, ser de uso agradável e ter boa documentação. Texto Anterior: Programas transformam imagens em arte Próximo Texto: Conheça detalhes da avaliação Índice |
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