free-lance para a Folha

Presenças constantes na vida de quem trabalha em equipe, as reuniões só têm bom resultado se o profissional souber usar algumas "regras" úteis para a ocasião.
Para começo de conversa, a duração. Consultores aconselham não prolongar o encontro profissional por mais de uma hora, pois o risco de ele se tornar enfadonho e improdutivo aumenta à medida que o tempo se "arrasta".
A capacidade de concentração vai diminuindo, e, para evitar bocejos desagradáveis, muitos profissionais partem para os rabiscos: começam a desenhar ou a escrever palavras que não têm relação alguma com o tema discutido, às vezes até sobre os presentes.
Além de deixar evidente que você esteve disperso durante a reunião, há o risco de esquecer a folha com a "obra de arte" que confeccionou sobre a mesa e provocar situações constrangedoras.
Restrinja suas anotações ao assunto discutido e mantenha-se atento ao que for falado. Começar a conversar sobre outros assuntos com o colega ao lado, por exemplo, demonstra falta de respeito e de interesse no encontro.
Quem estiver conduzindo a reunião tem de seguir os tópicos estabelecidos. "É muito comum perceber, ao término do encontro, que não se resolveu o problema que deu origem à convocação da discussão", diz Lizete Araújo, consultora do Grupo Catho.
Outra forma de impedir que a reunião tome outros rumos é evitar interrupções desnecessárias. Opte por deixar o celular desligado. Caso esteja aguardando uma ligação importante, informe isso logo no início da conversa.
Para conseguir anotar tudo o que foi falado, você não precisa de superpoderes. Procure agilizar o processo, captando a informação e depois escrevendo o que entendeu de forma rápida, utilizando abreviações e símbolos, sempre lembrando que você terá que ler depois os pontos que escreveu (veja dicas no quadro ao lado).
(PAULA LAGO)


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