VIVIANE ZANDONADI
free-lance para a Folha

Uma das maiores utilidades do correio eletrônico -sem dúvida o recurso mais usado na Internet- é facilitar a vida do usuário, em casa e no trabalho.
Mas, se o e-mail parece mais um grande guarda-roupa -cheio e sem gavetas-, é sinal de que virou bagunça.
Se você não encontra nada do que precisa, na hora em que precisa, se uma porção de insistentes mensagens indesejadas e propagandas não param de chegar e você não sabe como evitá-las, é preciso pôr ordem na casa.
Para isso, basta estabelecer regras de organização. Você diz ao programa o que fazer e acaba ganhando tempo e até espaço no disco rígido do computador.
Os dois programas de e-mail mais populares da Internet, o "Outlook Express", da Microsoft, que acompanha o navegador "Internet Explorer", e o "Netscape Messenger", da Netscape, que vem com o "Communicator", têm os recursos necessários.
Se você não conhece esses recursos ou não sabe onde estão, descubra, aprenda a usar e não pare de fuçar -é o melhor jeito de explorar seu e-mail.

Filtros
Um exemplo: com os dois softwares é possível criar regras -para recebimento, envio e distribuição de mensagens em pastas.
Enquanto essas regras filtram o que chega à caixa de correio, as pastas funcionam como gavetas para organizar a correspondência eletrônica.
Você pode criar pastas de assuntos específicos, como pessoal, trabalho, escola, contas, notícias etc. Depois, é só ativar regras para que as mensagens, quando forem recebidas, sejam automaticamente encaminhadas para o lugar indicado, que pode ser uma pasta ou até um outro destinatário de correio (veja quadro).
No "Outlook Express", por exemplo, dá para bloquear a chegada de e-mail indesejado. No menu Ferramentas, clique em Assistente de caixa de entrada e em Adicionar.
Em "Quando chegar mensagem que atende ao seguinte...", digite os dados que identificam a mensagem ou o usuário inoportuno.
Em "Executar a seguinte ação...", você pode ativar o item "Não fazer download do servidor" (o e-mail não entra na sua caixa de entrada), "Excluir do servidor" (você não vê a mensagem antes de transferi-la para sua caixa de correio e ela é excluída automaticamente) ou enviar para a pasta Itens excluídos.

Contatos
Os dois softs trazem livros de endereço, permitindo organizar em listas os e-mails e as informações das pessoas com as quais você se corresponde.
Com essas funções ativadas, você não precisa digitar o nome ou endereço de e-mail.
Basta começar a digitar uma ou duas letras do nome ou e-mail, que o soft completa a informação.

Cuidando do espaço
Quando a caixa de correio tem muitas mensagens, é comum o programa sugerir a compactação do espaço perdido entre as mensagens.
Segundo Jorge Tung, engenheiro de sistemas da Microsoft, o espaço perdido é resultado do grande acúmulo de mensagens no correio e de informações repetidas entre elas, que acabam sobrando.
É sempre bom dar uma arejada. No "Outlook Express", selecione uma pasta da caixa de correio, clique com o botão direito do mouse e selecione Compactar.
No "Netscape Messenger", vá ao menu Arquivo e clique em Comprimir pastas.

Bons costumes
Organizar o e-mail é questão de hábito. E não custa tomar cuidado na hora de redigir e enviar uma mensagem. O jeito como você escreve e endereça o e-mail permite que o destinatário interprete seu interesse e como ele é importante para você.
Escrever com letras maiúsculas, por exemplo, em qualquer idioma, pode ser interpretado como grito ou expressão agressiva -evite.
Ao enviar e-mail para várias pessoas, crie uma lista e coloque o nome da lista no campo Para. O recurso CCO (cópia oculta) permite que o destinatário não saiba que outra pessoa recebeu cópia da mensagem.


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