Saiba como usar o Outlook para ajudar na sua organização

JOSÉ ANTÔNIO RAMALHO
COLABORAÇÃO PARA A FOLHA

O Outlook, que acompanha o pacote do Office, é usado apenas como gerenciador de e-mails pela maioria das pessoas. Se você faz parte desse grupo, está deixando de lado recursos úteis para sua produtividade profissional ou pessoal -Anotação, Tarefa e Diário são três exemplos que podem ajudá-lo a se organizar melhor.

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Anotação é o equivalente eletrônico daqueles papéis amarelinhos, ou "post-it", que você cola no monitor para se lembrar de alguma tarefa.
Já Tarefa funciona como um gerenciador que permite a criação e o acompanhamento de atividades baseadas no calendário do programa. O Outlook avisa no momento que você determinar e com antecedência sobre um evento ou uma ação marcados.
O Diário faz um registro automático das atividades relacionadas a um determinado contato ou a um arquivo e permite acompanhá-lo por meio de uma linha do tempo. Por exemplo, você precisa saber quando marcou uma reunião com um contato ou quando enviou ou recebeu e-mails de uma pessoa.
Nesta coluna, vamos mostrar como usar o recurso da Anotação corretamente.

Papel e caneta
O melhor uso das anotações do Outlook é a substituição do papel e da caneta, que nem sempre estão disponíveis. Use o recurso para anotar perguntas, sugestões, lembretes ou qualquer outra informação que você escreveria em um papel. Você pode manter as anotações abertas na tela durante o trabalho. Elas podem ser salvas ou impressas e o seu conteúdo pode ser transferido.
No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Anotação. Digite o texto da anotação no bloquinho que aparece na tela. Para fechá-lo, clique no ícone de anotação, no canto superior esquerdo da janela correspondente e, em seguida, clique em Fechar.
Para alterar a cor, a fonte e o tamanho dos novos lembretes, entre no menu Ferramentas e clique em Opções. Selecione Opções de anotações e faça as alterações desejadas.
Para mostrar ou ocultar a data e a hora do lembrete, entre no menu Ferramentas e clique em Opções. Em seguida, clique na guia Outras e no botão Opções avançadas. Em Opções de aparência, marque ou desmarque a caixa de seleção Mostrar hora e data ao exibir anotações.
Para imprimir, clique no ícone que fica no canto esquerdo superior da barra de título do lembrete e selecione Imprimir.
Esse menu também pode ser usado para salvar o conteúdo da anotação no formato de um arquivo de texto ou para encaminhá-la como um anexo de e-mail.