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Aprenda a enviar e-mails personalizados para listas de contatos por meio do Microsoft Word

Se você tem um texto padrão, na forma de carta impressa ou de e-mail, que gostaria de enviar para vários destinatários, pode fazer uso do recurso de mala direta do Microsoft Word 7. Ele permite criar campos variáveis que são substituídos por informações armazenadas em um banco de dados, que pode ser uma lista contida em outro arquivo texto ou os seus contatos do Outlook.
Clique na guia Correspondências e no menu Iniciar mala direta. Como sugestão, clique no item Assistente de mala direta. Uma coluna será exibida no canto direito da janela por meio da qual você responderá a perguntas para customizar a criação da mala direta. Como exemplo, vamos selecionar E-mails. Serão seis etapas. Clique no item Próxima no pé da página para avançar.
Você pode escolher como base do texto o documento atual, usar um modelo de documento do Word ou começar um documento previamente usado para mala direta. Vamos selecionar o documento atual e avançar. Nesse caso, tenha aberto o texto que deseja enviar.
A próxima etapa pede a fonte dos dados da mala direta. Pode ser uma lista já existente -como os contatos do Outlook- ou você pode criar uma lista nova. Vamos selecionar uma nova lista. Você deve, na sequência, clicar no botão Criar. Abre-se uma janela na qual você poderá digitar os campos que serão utilizados na mala direta.
No exemplo, preenchi os campos Nome, Sobrenome e Endereço de e-mail. Depois de digitar uma linha, clique no botão Adicionar nova entrada e repita o procedimento.
Essa lista, ao ser finalizada, será gravada como um banco de dados e poderá ser editada e utilizada posteriormente. Nesse caso, você deverá selecionar a opção Usar uma lista existente na próxima vez que for enviar uma mala direta. Na próxima etapa, você deverá escrever o texto do e-mail.
Se o texto já estiver escrito, posicione o cursor onde deseja inserir os campos que foram criados. Há uma linha de Saudação que pode ser usada. Para tanto, clique nesse item no menu de mala direta. Será exigida uma janela na qual você poderá escolher o tipo de texto que será inserido e visualizar como ficará em função do conteúdo do banco de dados.
Você pode inserir campos específicos da lista que criou em qualquer posição do texto. Nesse caso, clique em Mais itens e escolha o item desejado.
Depois de selecionado o item, feche a caixa de diálogo e avance para a próxima fase.
O texto atual exibirá os campos da primeira linha da lista nos locais onde foram inseridos. Se você achar que não ficou bom, pode voltar à fase anterior e reposicionar os campos.
Se estiver tudo certo, avance para a próxima fase. Pronto, o Word fez a mesclagem dos destinatários. Agora basta clicar no botão E-mail, que aparece na barra de mala direta. Ele mostra uma caixa na qual você tem que selecionar o campo a ser usado no campo Para do e-mail -neste exemplo, o próprio endereço de e-mail.
Deve-se também informar o conteúdo da linha de assunto. Como padrão, serão enviados e-mails para todos os destinatários da lista.
Ao finalizar, o Word faz a mesclagem da lista com o texto e envia para o Outlook os e-mails personalizados.


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