ALEXANDRE VERSIGNASSI
DA REPORTAGEM LOCAL

Economia de tempo e dinheiro é o que programas de gerenciamento prometem às empresas. Se forem bem escolhidos e corretamente administrados, isso pode acontecer mesmo.
Informatizar um negócio é algo que vai muito além de comprar computadores de última geração para a empresa.
Hoje, qualquer sistema informatizado começa pelas estruturas de rede. São elas que dão a base para que todos os dados de uma empresa possam ser acessados e controlados a partir de vários micros de uma só vez.
Essas redes funcionam com o padrão cliente-servidor. Ou seja: uma única base, o servidor, concentra os dados que podem ser acessados pelos computadores.
Com uma estrutura assim, é possível instalar softwares de gestão, que auxiliam no gerenciamento. Também conhecidos como programas de ERP (sigla em inglês para planejamento de recursos empresariais), eles permitem o intercâmbio instantâneo de informações entre todos os setores de uma empresa.
"Quando um pedido é feito a um fornecedor, ele já entra no sistema como uma obrigação de pagamento, e, quando o produto chega ao cliente, já vira uma conta a ser recebida", afirma Plínio Quatroni, diretor da desenvolvedora de programas para ERP Via Network.
Dessa maneira, um funcionário da área de contabilidade pode acessar a seção de contas a pagar do programa e ver uma informação que foi deixada por outro funcionário, só que na seção pedidos, por exemplo. E quem faz esse redirecionamento automático é o software, já que ele usa uma única base de dados. Como essa base fica em um servidor central, todos os funcionários acabam tendo acesso às mesmas informações sem que precisem fazer relatórios uns para os outros.
"Se um vendedor fecha um negócio, o setor de produção ficará sabendo na mesma hora", diz Valdecir Altacho, gerente da empresa SAP, que também faz esse tipo de programa
Geralmente, a interface desses softwares traz um ícone para cada um dos setores da empresa, que se dividem em subdiretórios. No caso de uma gráfica, por exemplo, um dos ícones principais pode ser relativo ao diretório "estoque", enquanto "papel" e "tinta" seriam subdiretórios.
Segundo responsáveis por empresas que adotaram softwares de gestão, um sistema informatizado pode significar cortes de despesas imediatos.
"Pude reduzir em 50% o número de funcionários, tanto internos como terceirizados", diz Arthur Quelhas, gerente da Ticona, empresa fabricante de plásticos que passou a utilizar um programa de ERP. "Economizamos de R$ 15 mil a R$ 20 mil por mês", declara Quelhas.
Para Sandro Zanussi, gerente da corretora Safic, a economia de tempo foi mais importante que a de dinheiro. "O impacto maior não é nem no corte de salários, mas no ganho gerencial. Mesmo se o software de gestão aumentasse os gastos gerais da empresa, valeria a pena", afirma.
A corretora, que opera investimentos na Bolsa de Valores de São Paulo, passou a fazer em dez dias tarefas que consumiam um mês inteiro.
"Tinha quatro funcionários para cuidar do centro de custos da empresa, que controla todos os nossos gastos. Depois de adotar o software, passei a usar só dois. E eles fazem o serviço em um terço do tempo que era necessário antes", diz Zanussi.

Software
Um dos componentes que podem fazer parte de um software de gestão é o CRM (sigla em inglês para gerenciamento de relações com o cliente). Se o ERP se ocupa de aglutinar os setores de uma empresa, o CRM serve para integrá-la à sua clientela.
Esse tipo de software é feito para facilitar o acesso aos dados de todos os clientes. Dependendo de como a empresa configurá-lo, ele pode guardar desde as datas de aniversário até os limites de crédito de cada um de seus clientes. E essas informações podem ser vistas tanto por um funcionário de telemarketing, na hora em que ele atende algum desses consumidores, como por gerentes que precisem definir qual o perfil dos clientes de suas empresas.

Consumidor
A redução de custos nas empresas não repousa apenas sobre as soluções de tecnologia da informação, mas também na revisão total dos processos empresariais.
Um exemplo da aplicação de uma nova filosofia de negócios para a redução de custos é o ECR (resposta eficiente ao consumidor, na sigla em inglês).
A filosofia ECR nasceu em 1992, nos EUA. Seu objetivo era formar uma aliança estratégica entre indústria e varejo para eliminar custos excedentes da cadeia de abastecimento -uma mudança que leva à redução de preços também para o consumidor final.
O modelo norte-americano foi importado em 1997 pela Associação ECR Brasil, composta por cerca de 130 empresas de grande porte -como Sadia, Perdigão, 3M e Pão de Açúcar.
"Porém, nem todos os que utilizam os princípios do ECR em seus negócios são associados da ECR Brasil, como é o caso do hipermercado Carrefour e do Wal-Mart", diz Claudio Czapski, presidente da entidade.
Até hoje, a utilização do ECR já permitiu uma economia de US$ 1,5 bilhão na cadeia nacional de abastecimento. "Tomando por base um mercado de US$ 46,5 bilhões, o potencial de redução de custos no país é de US$ 4,5 bilhões", afirma Czapski.
Para alcançar essa redução, o ECR utiliza uma série de conceitos e ferramentas. Expedientes que podem ser tanto teóricos, como o treinamento de profissionais, quanto práticos, como fazer a reposição eficiente de mercadorias nas gôndolas.
Os mais importantes em termos de tecnologia são o comércio eletrônico, a revisão dos processos financeiros e a padronização.
A introdução do comércio eletrônico visa cortar gordura das empresas por meio do intercâmbio eletrônico de dados. "Usamos plataformas comuns e estamos desenvolvendo uma linguagem que possibilitará a inclusão de pequenas empresas", diz Czapski.
A revisão dos processos financeiros agiliza as relações entre empresas, indústrias e bancos.
A padronização, por sua vez, compreende desde a altura das docas até mudanças de embalagem e introdução de códigos de barras, e aumenta a produtividade da cadeia logística.