Contabilizar os documentos da empresa e avaliar os mais importantes é passo inicial para se organizar

Marcelo Justo/Folha Imagem

Fernando Albuquerque Lins, da BMK, que está ordenando contratos de fornecedores e clientes

ANDRÉ LOBATO
COLABORAÇÃO PARA A FOLHA

A gestão dos contratos da empresa requer mais do que simplesmente assinar papéis. Cuidar desses documentos pede uma mudança na cultura administrativa da companhia.
A falta do hábito de contabilizar, organizar e acompanhar os contratos -que incluem desde a aquisição de serviço de telefonia até a compra e a venda de produtos- pode aumentar os riscos e as perdas nas firmas.
"Existem casos de empresas que pagam duas vezes a mesma conta. Outras, com prazos perdidos, deixam a firma descoberta de seguro", assinala Walter Freitas, diretor-executivo da ANGC (Associação Nacional de Gestão de Contratos).
A associação fez uma pesquisa em outubro com 111 empresas sobre como elas fazem a gestão de seus contratos (veja mais sobre o estudo e sobre a administração dos documentos ao lado).
A maior parte dos entrevistados disse ter dificuldade para avaliar cláusulas específicas ou identificar riscos em contratos. Menos de 40% usam minutas (formatos padronizados) para confeccionar contratos -a média internacional é de 80%.
A ferramenta mais usada pelas companhias na gestão desse tipo de documento é a planilha eletrônica.
"[Para empresas com] até 40 contratos, é possível administrar na planilha, mas, depois, é melhor adotar um programa específico", avalia Edileia Miranda, gerente de negócios da Easy Drive, empresa que vende serviços de gestão de contratos.

Chances e perdas
Para Freitas, um passo fundamental na hora de começar a gerir seus contratos é saber quantos eles são. "Desde a conta de telefone até o registro de patente, todos devem entrar no cálculo", explica.
Após definir o conjunto de contratos, o empresário deve selecionar os que são mais importantes e exigem acompanhamento ou revisão.
Fernando Albuquerque Lins, executivo da BMK, que presta serviço de gráfica para bancos, está ordenando contratos de fornecedores e clientes.
"A grande dificuldade foi achar os contratos e alinhá-los. Identificamos contratos [de compra] sem cláusulas detalhadas sobre os produtos e os serviços. Temos fornecedores e clientes muito grandes. Éramos os "mariscos" do processo, apanhando dos dois lados."
A desorganização pode levar a grandes riscos financeiros para as empresas. Metade das firmas que responderam à pesquisa afirmou ter algum tipo de terceirização sem contrato, o que pode acarretar perdas na Justiça do Trabalho.


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