Ensaio

Paralisado por excesso de opções

Temos tido saltos exponenciais no ambiente de trabalho em termos de tecnologia e suporte.

O problema é que uma melhor produtividade geral numa organização pode não se traduzir no aumento da produtividade de um trabalhador individualmente.

A pessoa pode agora estar produzindo o mesmo que três antigamente, mas não está recebendo o triplo, e pode se sentir menos produtiva do que nunca. Pode parecer paradoxal, mas as novas ferramentas de produtividade estão abalando nossa capacidade de fazer as coisas, e nos deixando paralisados pelo estonteante número de opções que oferecem.

É preciso um sistema que crie espaço para pensar, refletir, rever, integrar e ligar os pontos. Eis alguns tipos de comentários que escuto no meu trabalho de consultor:

"Estou sobrecarregado, e com todas as mudanças acontecendo aqui, está piorando. Faltam horas no dia para eu fazer meu trabalho."

"Tenho novas responsabilidades que exigem criatividade e estratégia, mas não consigo fazê-lo."

"Recebo e-mails demais, e, diante das urgências do dia a dia, os atrasos continuam aumentando."

Isso pode ser uma receita para a frustração, já que os empregados se sentem sobrecarregados pelo próprio progresso da sua empresa. E as questões da vida pessoal do empregado acrescentam mais uma camada de complexidade. Então, diante de todos os obstáculos, como encontrar a sensação de que você está fazendo o que deveria fazer?

Como me disse certa vez Nicolas von Rosty, diretor de desenvolvimento da Siemens, "você precisa ser capaz de estar presente, não distraído, para poder confiar na sua sabedoria interior e tomar decisões rápidas sem a contribuição dos outros e sem esperar a perfeição".

Como encontrar o espaço necessário para isso? Integrando todo o caos do ambiente de trabalho e permanecendo focado nas coisas mais importantes, pois elas se relacionam com seus objetivos, sua direção, seus valores e os resultados esperados. Você deve recalibrar constantemente os seus recursos para gerar os melhores resultados e dizer "não agora" para o que for menos importante. Não nascemos fazendo isso. É um foco que precisa ser aprendido.

Use essa sequência de cinco ações para otimizar foco e recursos:

Capture por escrito tudo o que exige sua atenção, no trabalho ou na vida pessoal. O profissional típico pode levar de uma a seis horas para "esvaziar o sótão" da cabeça. Pode parecer assustador, mas esse exercício invariavelmente leva a um maior foco e controle.

Esclareça o que cada item significa para você. Se você faz a lista e para aí, sem colocar os itens em contexto, ficará preso no território da preparação compulsiva de listas, o que afinal não alivia a pressão. Decida quais resultados você deseja e quais ações você deve (ou não) realizar em seguida. Aplicar esse modelo simples, mas rigoroso, deixa você no controle; se não, você vai virar refém psicológico das suas listas. Tenha em mente que é possível progredir e aliviar o estresse aplicando a regra dos dois minutos -que qualquer ação que puder ser concluída em dois minutos deve ser feita imediatamente

Organize lembretes da sua lista de afazeres -e-mails, telefonemas, reuniões, tarefas a serem feitas em casa. Deixe o inventário de todos os seus projetos em um local conveniente.

Reveja regularmente e reflita sobre o inventário dos seus compromissos e interesses, atualizando-os. Diante de mudanças nas suas necessidades, quais devem ser as prioridades e o que poderá ser adiado? Tome decisões considerando seus princípios, metas e responsabilidades gerais. Reserve duas horas semanais para uma revisão operacional -reciclar, atualizar e refletir sobre o cenário de todas as suas metas, compromissos e atividades profissionais e pessoais.

Finalmente, empregue sua atenção e recursos de maneira apropriada.

Nunca vi alguém que, aplicando essas práticas com compromisso e dedicação, não encontrasse uma melhora significativa de foco, controle e resultados. A tecnologia, as metas organizacionais, as esquisitices e a turbulência das realidades externas -tudo isso se transforma em coisas a serem geridas, em vez de fontes das quais se espera produtividade.

Um caminho possível para essa sensação de controle é encontrar um trabalho que exija pouco ou nenhum raciocínio, em que meramente se reaja ao que se apresenta.

Sempre argumentei que ter uma loja de iscas era uma opção para tornar a vida menos estressante. Mas um cliente uma vez me contou que um amigo dele tinha feito isso -saiu de Wall Street com uma boa grana e comprou um acampamento de pesca. Mas vivia na internet procurando as iscas corretas para comprar e vender, pesquisando como fazer propaganda etc.

Em outras palavras, a nossa atração por um mundo com informação, possibilidades e complexidade infinitas veio para ficar. O desafio é participar de forma produtiva neste mundo novo e turbulento, sem ficar paralisado por ele.