Montar listas se tornou, além de um hábito, um truque que aumentou o rendimento profissional da produtora de televisão americana e especialista em produtividade Paula Rizzo, 36.
Ela é autora do livro "Listomania: Organizando Pensamentos" (Editora DVS, 140 págs., R$ 19,20), em que compartilha métodos para organizar o fluxo de tarefas do trabalho e de casa. Segundo Rizzo, com as listas é possível planejar reuniões e até criar um plano de carreira.
Como primeiro passo, a autora aconselha colocar todas as ideias no papel, separá-las por categorias e saber priorizar e descartar alguns itens, quando necessário. Para ajudar, vale usar um caderninho ou lançar mão de aplicativos para smartphone.
Não há um método único ou fórmula mágica. "É preciso testar o que funciona melhor e adaptar o modelo ao seu dia a dia", disse.
Em entrevista à Folha, ela conta como não se perder entre tantas pendências e terminar o dia com sensação de dever cumprido.
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Folha - Como criar uma lista de afazeres eficiente?
Paula Rizzo - Jogue todas as tarefas pendentes em um primeiro rascunho. Em seguida, avalie se você terá tempo e recursos para completar todas as atividades -algumas são demoradas, caras ou podem ser "terceirizadas".
É preciso ser honesto, específico e realista quanto às suas capacidades de completar uma lista, sobretudo quando ela é muito extensa. Por isso, não coloque grandes planos ali, mas tarefas simples e pequenas, que juntas ajudam a alcançar um determinado objetivo.
Depois, separe-os em categorias, como casa, viagens ou trabalho. Não se apegue às atividades e descarte aquilo que pode ser delegado.
Qual a frequência ideal para montar uma lista?
Eu faço todas as manhãs, assim que chego no trabalho, mas há quem prefira fazê-las a cada dois dias, uma vez por semana ou por projeto. A saída é ir testando e ver o que funciona em cada caso.
Como priorizar tarefas?
Veja quais pendências, se esquecidas, vão lhe fazer perder tempo e dinheiro. Além disso, coordene seu cronograma com seu estilo de vida. Como sou uma pessoa que produz mais de manhã, deixo para esse período as atividades mais pesadas. Depois do almoço, faço coisas que não exigem tanto esforço.
Quais são os maiores erros que as pessoas cometem ao se organizar?
Misturar, numa só lista, atividades com propósitos diferentes. Anotar uma pendência de trabalho e itens de supermercado na mesma relação confunde o cérebro.
Uma sugestão é separar os afazeres, mas deixá-los próximos. Do lado direito, coloque os itens do trabalho e, do lado esquerdo, os de casa, sempre no mesmo caderno ou aplicativo. Assim, você cria uma espécie de "mapa da vida" e não se perde mais.
A tecnologia pode ajudar a hierarquizar pendências?
Eu achava que não, mas mudei de ideia. Há aplicativos que ajudam muito, mesmo que associados com a tradicional lista de papel. Meus favoritos são o Evernote, o Google Docs e o Wunderlist.
Como usar as listas numa reunião de trabalho?
Faça uma relação de pontos principais a serem discutidos com antecedência e compartilhe esse documento com os outros participantes. Durante o encontro, atenha-se a esse mapa. Isso evita que a conversa se perca e questões importantes deixem de ser abordadas. Com planejamento, a reunião pode ser feita em minutos.
Dá para usar o mesmo método para grandes projetos, como um plano de carreira?
Sim. Pense como uma lista de "coisas a ser", com o que você gostaria de fazer e objetivos para sua trajetória profissional. Colocar para fora os desejos concretiza as ideias no cérebro. Se alguma questão passou despercebida, ao transferi-la para o papel esse ponto ganha a importância que merece. Com as questões importantes fáceis de serem vistas, tomamos decisões mais ponderadas.
No trabalho, o que você aprendeu sobre o uso correto do tempo?
Aprendi que é preciso se dedicar a uma pendência de cada vez, sem querer ser multitarefa. Para me manter concentrada, coloco um alarme a cada meia hora e, durante esse período, desempenho apenas uma atividade, sem distrações. Assim, percebi que às vezes começava algo dizendo que "só levaria cinco minutos", mas demorava meia hora para terminar.