Não é preciso usar ferramentas complicadas ou caras para manter em dia a lista de afazeres no trabalho. Usar um caderno, aplicativos gratuitos e compartilhar a relação com outros familiares pode ser a melhor alternativa para deixar a vida profissional em ordem.
É o que diz a produtora americana Paula Rizzo, 36, autora do livro "Listomania: Organizando Pensamentos" (Editora DVS, 140 págs., R$ 19,20), que apresenta métodos para organizar o fluxo de tarefas do trabalho e de casa. Segundo ela, além de ter utilidades mais óbvias, como planejar reuniões, as listas servem também para realizar objetivos de prazo mais amplo, como criar um plano de carreira.
Como primeiro passo, a autora aconselha colocar todas as ideias no papel, separá-las por categorias e saber priorizar e descartar alguns itens, quando necessário. Para ajudar, vale usar um caderninho ou lançar mão de aplicativos para smartphone.
Veja abaixo como alguns "loucos por listas" se organizam.
"Ao fazer minha lista, organizo toda a equipe"
A consultora Ana Paula Tozzi, 45, começou a usar lista de tarefas quando tinha 19 anos. "Na época, a tecnologia era anotar tudo no fim do caderno", diz.
CEO da AGR Consultores, ela mantém algumas anotações de afazeres no papel, mas a maioria migrou para o computador.
Tozzi faz três tipos de lista: um para a vida pessoal, um para os afazeres profissionais e outra para o trabalho que faz em ONGs. "Tenho esses três papéis, então preciso me organizar. Minha vida é uma bagunça, mas uma bagunça organizada", diz.
Além de controlar a própria vida, o método também ajuda a coordenar os funcionários da empresa. "Ao fazer minha lista, organizo minha equipe. Eles sabem quais as minhas reuniões da semana, por exemplo, e podem ir atrás das informações."
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"Não quero ver as tarefas o tempo todo"
O francês Alexis Manach, 34, passou anos desenvolvendo um método que permitisse organizar de maneira simples as dezenas de tarefas diárias que precisa fazer.
"Eu não posso e nem quero ver todas as tarefas que tenho o tempo todo, até para preservar a sanidade mental", diz ele, que é sócio e CEO da agência online de turismo Zarpo
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A solução encontrada foi a criação de um arquivo no Google Docs com um resumo das principais atividades diárias. "É uma espécie de superlista compacta, não ultrapassa duas páginas", afirma.
Nela, há links para listas detalhadas de cada projeto pessoal ou profissional. "O documento rege a minha vida", afirma. Fazer a lista, porém, é só parte do desafio, diz ele. "Tem que ter disciplina para cumprir as tarefas."
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"Faço checklist diário desde a universidade"
Quando recebe um convite para um almoço de família, a primeira coisa que o empresário Guilherme Bonifácio faz é adicionar o compromisso em uma lista dividida com a mulher.
"Virou uma coisa comum e vale para tudo, uma aula de tênis ou uma reunião", explica ele.
Bonifácio é CEO e fundador do aplicativo de entrega Rapiddo e também usa a técnica com os seus funcionários -assim, diz ele, todos na empresa sabem quando ele esta ocupado. O costume, diz ele, é antigo. "Faço checklist diário desde a faculdade, mas agora tem a vantagem de ser tudo online."
Isso o acesso a lista de qualquer lugar. "Anoto a todo momento usando o celular. A noite vejo a agenda do dia seguinte para me preparar e de manhã incluo atividades menores, como mandar um e-mail."