A marcação está cerrada sobre os síndicos. Com novos mecanismos de fiscalização, como aplicativos de celular, há pouca margem para desvios e fraudes. Mas nem tudo pode ser detectado pelos moradores –às vezes é preciso contratar um profissional para avaliar os gastos.
Há duas formas de saber se há irregularidades nas contas de um prédio: analisar a pasta de prestação de contas e o balanço mensal.
A primeira deve conter todas as despesas do condomínio, desde a compra de canetas até de materiais para obras. Pode ser consultada pelos moradores a qualquer hora, na própria administração. Em geral, cada pasta é referente a um mês.
"É importante que ela seja transparente, bem organizada e de fácil leitura e interpretação", diz Renato Tichauer, presidente da associação de síndicos de São Paulo. "As folhas devem ser numeradas, para que nenhuma página seja arrancada."
Já o balanço é enviado mensalmente aos moradores, geralmente no próprio boleto do condomínio, e contém um resumo do que foi arrecadado e gasto no período.
Na prática, cabe ao conselho fiscal, composto por cerca de três condôminos escolhidos em assembleia, analisar as contas todo mês. "Eles devem atuar de forma ativa, não só chancelando o que foi feito pelo administrativo", diz Marina Araújo, professora de compliance do Insper.
Mesmo quem não é do conselho deve participar de assembleias e reuniões para ficar por dentro da vida do prédio. "Quem tiver más intenções pode se aproveitar da omissão da maioria para praticar desvios", afirma Hubert Gebara, que é vice-presidente do Secovi-SP.
AJUDA EXTERNA
Se ainda houver motivo para desconfiança, talvez seja interessante contratar uma empresa especializada e independente para analisar os recibos e contas.
O instituto Pró-Síndico lançou neste mês um serviço gratuito chamado Raio-X do Condomínio, cujo objetivo é analisar a situação financeira e operacional dos prédios.
"Não realizamos uma auditoria, porque não nos aprofundamos muito na análise, mas emitimos um relatório", diz Dostoiévscki Vieira, diretor da ONG. "Apontamos, por exemplo, se os gastos estão compatíveis com os preços do mercado ou se houve superfaturamento em contratos."
A inspeção pode durar de uma semana a 40 dias, dependendo da quantidade de papéis do condomínio. Os interessados devem se cadastrar no site do serviço (raioxcondominial.com.br) e anexar alguns documentos. Depois, basta aguardar (no momento, o tempo de espera é de cerca de 20 dias).
As auditorias independentes são outra alternativa para afastar suspeitas de irregularidades. O trabalho consiste em analisar todas as receitas e despesas, explica Windsor Veiga, professor de ciências contábeis da PUC.
Ele observa, no entanto, que nem sempre os problemas são fruto de más intenções do síndico. "Podem ocorrer equívocos operacionais, não necessariamente corrupção", diz. "Mas, se houver tentativas de esconder informações, é hora de acender o alerta vermelho."
Como as auditorias são mais detalhadas, não é preciso realizá-las todo mês. Rubens Carmo Elias Filho, presidente da Aabic (associação de administradoras de condomínio de São Paulo), recomenda que sejam feitas a cada seis meses ou um ano.
"Condomínios grandes costumam contratar o serviço antes da assembleia anual para respaldar gastos", diz.
Fiscalizar não significa que os moradores devem controlar todos os passos dados pelo síndico. Obras emergenciais e compras menores não precisam ser aprovadas em assembleia.
"O administrador precisa ter autonomia para tomar algumas decisões. Senão, a administração é engessada", afirma Angélica Arbex, gerente da Lello.
PLATAFORMAS CONTROLAM GASTOS ON-LINE
A prestação de contas também pode ser feita on-line pelos síndicos, por meio de plataformas e aplicativos.
A Condomob (condomob.net), criada em 2016, permite que o administrador do edifício informe receitas, despesas, demonstrativos financeiros e taxas de consumo aos moradores virtualmente. O síndico ainda pode incluir na página atas de assembleia e contratos.
Para usá-la, o condomínio deve pagar uma taxa mensal que custa a partir de R$ 50 e varia de acordo com a quantidade de apartamentos do prédio. Hoje já são cerca de 20 mil usuários cadastrados.
A plataforma de gestão Superlógica (superlogica.com) tem proposta semelhante. A partir de relatórios on-line, permite que os condôminos vejam os gastos e a situação financeira do prédio.
Oferece ainda o serviço de automatização da cobrança de taxa condominial e de pagamento dos débitos por meio de cartão de crédito, para ajudar a reduzir a inadimplência. O software é usado por mais de 25 mil condomínios no país e custa a partir de R$ 299 por mês às administradoras.
O sistema Condobox (condobox.com.br) reúne dados financeiros e administrativos sobre o edifício, como o balanço mensal de gastos e o valor da taxa de condomínio. A mensalidade custa a partir de R$ 1 por apartamento.
A rotina administrativa do prédio pode ser controlada ainda por meio do Severino (severinoapp.com), aplicativo que permite ao síndico ou administrador criar pastas, organizar e publicar documentos. A licença mensal custa R$ 5 por apartamento, variando de acordo com o tamanho do empreendimento.
"Com o acesso direto às receitas pela internet, não é mais preciso ir até a administração para buscar informações", afirma Bruno Gurgel, que é diretor comercial do aplicativo.
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ÀS CLARAS
O que cada um pode fazer para garantir a transparência no condomínio
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MORADORES
1. Participar de assembleias e reuniões para monitorar os gastos e acompanhar discussões. As contas costumam ser submetidas a aprovação uma vez ao ano
2. Monitorar a pasta de prestação de contas do prédio. Ela pode ser consultada mediante agendamento na própria administração
3. Estabelecer, por meio de assembleia, regras sobre contratação de serviços e transparência que não estejam previstas na convenção
SÍNDICO
4. Antes de contratar qualquer serviço, solicitar ao menos três orçamentos para que a melhor opção seja escolhida pelos condôminos
5. Criar um canal on-line que possa ser acessado de forma fácil pelos moradores que contenha todos os gastos com serviços e manutenção
6. Anexar à pasta de prestação de contas todos os recibos e notas fiscais, mesmo aqueles relacionados a pequenas compras
7. Informar mensalmente aos moradores as despesas com o prédio, o que costuma vir no verso do boleto do condomínio