Vocalista do AC/DC nos anos 1970, Bon Scott entrou para o hall da fama do rock com clássicos como Highway to Hell. O que poucos sabem é que, antes de brilhar nos vocais, ele era apenas o motorista da banda. É isso mesmo que você leu, um dos grandes talentos da música era desperdiçado em uma tarefa banal.
Na sua empresa, é bem provável que não exista um Bon Scott em potencial tomando conta do financeiro ou atendendo clientes. Por outro lado, também é provável que muitos colaboradores estejam sendo mal aproveitados em tarefas nas quais têm um desempenho abaixo de seu verdadeiro potencial.
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| Bon Scott era motorista da banda AC/DC antes de ser alçado aos vocais |
E isso não quer dizer que eles trabalhem pouco. A raiz do problema está em um conceito que empreendedores e gestores costumam subestimar, especialmente nas empresas de serviços: a alocação.
Antes de começarmos, você sabe o que é alocação?
Basicamente, trata-se de empregar corretamente os recursos que estão à disposição do seu negócio. Pense, por exemplo, em desenvolvedoras de softwares, consultorias, empresas de engenharia ou escritórios de arquitetura e advocacia, entre outras companhias de serviços. Tudo que elas têm à disposição para fazer seu trabalho pode ser resumido em três coisas: pessoas, tecnologias e tempo. Logo, é importantíssimo que elas saibam como usar esses recursos sabiamente.
Mas o desafio não é tão simples quanto parece. As próprias pessoas, por exemplo, trazem consigo outros tipos de recursos essenciais para as empresas de serviços como conhecimentos, competências, talentos e experiências. Por isso, alocá-los corretamente é vital.
OS SINTOMAS DA MÁ ALOCAÇÃO
Na maioria das vezes, o processo esbarra em armadilhas que permanecem ocultas no dia a dia do negócio. Uma delas é a falta de conhecimento.
Muitos empresários não sabem ao certo quais são os recursos que estão a seu alcance. O sintoma dessa armadilha aparece na hora de precificar um serviço. Empresas que não conhecem seus recursos têm dificuldades para definir quantas pessoas são necessárias em cada equipe e em quantas horas é possível entregar um determinado projeto.
Outra armadilha comum está no próprio estilo de trabalho de alguns empreendedores. Há aqueles que são centralizadores demais e fazem questão de revisar tudo que acontece na empresa —do atendimento à contabilidade.
Como não são máquinas, porém, eles acabam se tornando uma espécie de gargalo interno. Os projetos atrasam, as tarefas são refeitas e nada vai adiante sem o aval deles. Enquanto isso, o restante da equipe fica ociosa, desperdiçando dois recursos vitais para as empresas de serviços: pessoas e tempo.
CONHEÇA SUAS ARMAS
O primeiro passo para buscar a alocação de recursos eficiente é conhecer a fundo os recursos do seu negócio. Trata-se de fazer um grande inventário com tudo aquilo que pode ser usado a favor da empresa: os colaboradores, suas competências, conhecimentos, aptidões, horas contratadas, softwares, sistemas, etc. Sem um bom mapeamento de recursos, é impossível alocá-los adequadamente.
O mapeamento pode ser feito de diferentes formas. É possível, por exemplo, usar métodos como a matriz de competências —ou matriz de expertises. Basicamente, ela permite organizar os recursos que sua empresa tem à disposição. Assim, é possível verificar se esse "estoque" de expertises é suficiente para atender as demandas que surgem a cada novo projeto. O empresário que utiliza a matriz de expertises tem melhores condições de:
1) Entender o que sua empresa é realmente capaz de realizar;
2) Identificar quantos e quais são os profissionais necessários para atender cada projeto contratado;
3) Antecipar as competências que serão exigidas no futuro e, assim, planejar o tamanho e o perfil ideal de cada equipe (falaremos mais sobre isso nos próximos capítulos desse Guia);
4) Alocar recursos com eficiência.
Agora, uma nova geração de softwares vem surgindo com a missão de facilitar esse tipo de processo. Para ajudar essas organizações a alocar corretamente seus recursos, plataformas que registram e analisam o histórico de desempenho de cada profissional estão sendo criadas, formando o que nós chamamos de track record.
À medida que essas informações vão se acumulando, fica mais fácil entender onde e como cada pessoa deve ser alocada. Ou seja: a empresa ganha em inteligência, outro recurso indispensável para a busca da eficiência.
PERFIS DIFERENTES, RECURSOS DIFERENTES
Cada pessoa é singular e única. Ainda que muitas tenham competências semelhantes, suas aptidões variam conforme o perfil.
No ramo comercial, por exemplo, nem todos os vendedores gostam de abordar pessoas e fazer prospecção ativa. Alguns preferem trabalhar na elaboração de estratégias de vendas ou executar funções de apoio que dispensam o contato direto com o cliente. Entender isso é fundamental para a boa alocação de recursos.
Mais do que respeitar, é preciso valorizar os diferentes perfis de personalidade à disposição da empresa.
Só assim é possível extrair o melhor de cada pessoa e criar um ambiente de trabalho mais produtivo. Para isso, é importante que o mapeamento de recursos leve em conta os perfis de cada funcionário.
E não se trata de controlar, muito menos de usar os dados para pressionar os membros da equipe. O que se quer é descobrir onde os profissionais da sua empresa têm melhores chances para descobrir seu verdadeiro potencial. Com sorte, talvez seja possível descobrir que o motorista da sua equipe também tem condições de se tornar a grande estrela da sua empresa, seja ela uma prestadora de serviços ou uma banda de rock.
Fábio Knijnik é CCO e co-fundador da Crunchflow, um software-as-service (SaaS) de planejamento de equipes de trabalho. Administrador de empresas formado pela PUCRS e Black Belt na metodologia Six Sigma. Ocupou cargos de gestão nas empresas Sadia e LeitBom (pós-aquisição do GP Investimentos) e Knijnik Engenharia Integrada.
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