Pensador cria regras para evitar excesso de e-mails

O tempo médio que uma pessoa leva para responder a um e-mail é maior do que o usado para compor um original. Assim, os usuários acabam causando uma avalanche de mensagens virtuais.

Pensando nisso, Chris Anderson criou uma lista de dez grandes regras para colocar um fim nesse ciclo (emailcharter.org).

Anderson é curador do TED (www.ted.com), um evento que reúne especialistas de várias áreas para exporem suas ideias.

Em suas regras, o pensador propõe que o usuário tente não prejudicar a caixa de e-mail do destinatário de sua mensagem:

Respeite o tempo do destinatário do e-mail
Como remetente, é sua a função de minimizar o tempo que o seu destinatário levará para responder ao e-mail

Concisão e lentidão
Compreenda quando um e-mail demora para chegar e não dá respostas detalhadas. Ninguém quer soar grosseiro, então não leve para o pessoal

Clareza
Escreva o assunto do e-mail de maneira clara e, se achar necessário, use marcações como "[importante]" ou "[baixa prioridade]"

Evite perguntas abertas
Cuidado com e-mails longos finalizados com questões como "O que você achou?". É melhor fazer perguntas simples e fáceis de responder

Corte suas respostas sem conteúdo
Você não precisa responder a todos os e-mails. Se seu e-mail é apenas um "legal" ou "está OK", evite enviá-lo

Diminua os rastros
Contexto é importante, mas você não precisa incluir todas as conversas anteriores no e-mail. Tente deixar só as mensagens mais relevantes -as três últimas bastam

Evite arquivos em anexo
Não use elementos gráficos, como assinaturas que aparecem como arquivos em anexo nos e-mails. Também evite enviar textos como arquivos em anexo

Seja claro quando não há necessidade de resposta
Se a mensagem que você está enviando não precisa ser respondida, seja claro. Finalize o e-mail com "não é preciso responder"

Cuidado com as cópias
Quando você adiciona uma pessoa em cópia em um e-mail, está multiplicando o tempo que a mensagem levará para ser respondida. Use a opção com cuidado

Desconecte-se
Idealmente, quanto menos tempo gastarmos com e-mail, menos e-mails receberemos. Considere dosar o tempo dedicado a eles e tire uma folga nos finais de semana

Fonte: emailcharter.org