A Covid-19 impulsionou de forma importante o trabalho remoto, esvaziando em 2020 grande parte dos escritórios em todo o mundo. Com os programas de vacinação em andamento, espera-se que 2021 seja o ano em que, de alguma forma, o retorno às atividades presenciais aconteça. Embora essa volta “à vida normal de trabalho” seguramente envolverá preocupações com eventual ressurgência da pandemia, utilização de transporte público, permanência por longos períodos dentro de um escritório com outras pessoas etc. Parece claro, portanto, que deverá haver uma reformulação nas formas de pensar e organizar o espaço e o ambiente de trabalho.
Nesse cenário de pandemia, pesquisa desenvolvida pela SmartCitiesWorld investigou o estado atual do movimento na direção de escritórios inteligentes, para identificar não apenas os aplicativos e as tecnologias mais utilizadas, mas quais abordagens as organizações estão adotando, e as principais barreiras para a criação de espaços de trabalho mais inteligentes.
A pesquisa pretendeu, ainda, mostrar aos usuários dos edifícios de escritórios como a tecnologia pode ajudar a enfrentar os desafios imediatos da Covid-19 e, a longo prazo, possibilitar a criação de espaços melhores, mais sustentáveis e confortáveis para trabalhar.
Os resultados revelam que saúde e bem-estar são considerados os maiores impulsionadores da nova estruturação dos escritórios inteligentes. A utilização de sensores e de aplicativos específicos, a personalização do local de trabalho e outras ferramentas deverão ser recursos empregados para tornar os escritórios locais mais saudáveis e agradáveis para passar o dia de trabalho.
Além de bem-estar e saúde, a pesquisa mostrou que os maiores motivadores para a criação de escritórios e áreas de trabalho mais inteligentes, por ordem de importância, são a melhoria da experiência e atuação do funcionário no local de trabalho, redução do custo de manutenção, otimização de energia, redução da pegada de carbono, atração e retenção de talentos, e gerenciamento do espaço.
Um dos grandes problemas identificados na estruturação de escritórios inteligentes foi a falta de estratégias integradas. Em geral, em vez de adotarem uma abordagem holística, as organizações priorizam ações específicas e isoladas. Esse comportamento não é inesperado, uma vez que este é um conceito relativamente novo para muitas empresas. No entanto, a realidade é que as estratégias integradas são muito mais eficientes. Por exemplo, usando a rede de iluminação conectada a um sistema de Internet das Coisas (IoT) é possível acionar dispositivos que coletam dados sobre a utilização do espaço, ocupação, temperatura, umidade e muito mais.
Os resultados da pesquisa também mostram que os maiores desafios para implantação de aplicações inteligentes, por ordem de relevância, são os recursos financeiros, a determinação da tecnologia mais adequada e a falta de ações interdepartamentais e de conhecimento.
A análise dos dados coletados pela pesquisa permite elaborar um rol de recomendações que podem ajudar as empresas a estruturar seus escritórios nesse momento.
A tecnologia de escritório inteligente deve ser tratada como um aspecto fundamental para incentivar os funcionários a voltarem aos escritórios e construírem a confiança necessária para trabalhar presencialmente na era da Covid-19.
As empresas devem mudar a forma de enxergar suas instalações físicas. Em vez de serem parte do custo de operação, elas devem assumir a condição de ativos estratégicos para colaborar com a melhora do desempenho e da produtividade dos funcionários, impactando de forma positiva nos resultados financeiros.
Os escritórios inteligentes devem ser vistos como cidades inteligentes, com capacidade de crescer organicamente ou reagir a novas prioridades e necessidades, sendo construídos com base em uma arquitetura flexível e escalonável.
Enfim, a crise gerada pela pandemia pode ser vista como uma grande oportunidade para a criação de espaços de trabalho mais sustentáveis, resilientes, confortáveis e produtivos.
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