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Carla Damião

4 ferramentas para gerir sua organização durante a crise

Práticas de gestão de projetos podem ajudar OSCs a se fortalecerem na pandemia

Carla Damião

Organizações da sociedade civil podem utilizar ferramentas de gestão PMD Pro (Project Management for Development Professionals) para passar pela crise do coronavírus da melhor forma possível e ainda se fortalecer com ela.

O PMD Pro é desenvolvido pela PM4NGOs a partir de várias metodologias e baseado em guias de gestão de projetos, manuais, técnicas, standards e boas práticas de diversas organizações não governamentais internacionais.

Dessa forma, a metodologia ensina a aplicar os conceitos de administração de projetos, porém com foco no terceiro setor.

Equipe da Simbiose Social, negócio social que busca atuar junto aos dados das leis de incentivo para democratizar o acesso de projetos aos recursos - Renato Stockler/Folhapress

As ferramentas mencionadas neste artigo são também ensinadas no curso PMD Pro realizado pela Ink Inspira, mas também podem ser facilmente encontradas na internet.

A Ink é uma empresa referência em eficiência de gestão de projetos sociais no Brasil e tem como missão colaborar com a ampliação do impacto social do terceiro setor através do uso das mais atuais metodologias da área social.

O presente artigo reúne dicas da diretora executiva da Ink Inspira, Carla Damião, para que as organizações consigam enfrentar a crise atual.

Existem quatro ferramentas fundamentais para a gestão e fortalecimento da sua OSC (Organização da Sociedade Civil) nesse momento. Entenda cada uma delas e coloque-as em prática agora mesmo.

Mapa de risco

O primeiro passo é mapear os riscos. É o momento de fazer um brainstorm com toda a equipe e tentar prever todas as situações negativas que podem afetar a sua organização ou negócio social.

Para identificar os possíveis problemas é importante pensar em todas as categorias de riscos: riscos financeiros, estratégicos, comerciais, legais, ambientais, políticos, relacionados a fatores organizacionais, aos processos de gestão etc.

É possível trabalhar com dois mapas de riscos: um sobre os riscos da organização em si e outro mapeando os riscos dos projetos em desenvolvimento.

Probabilidade vs. efeito

Após mapear todos os riscos do projeto e da organização considerando o momento atual, é importante definir a probabilidade e o efeito de cada um deles.

Ou seja, para cada risco avalia-se o grau de probabilidade daquele problema realmente acontecer e a gravidade de efeito que ele causará caso aconteça.

Sendo assim, a organização compreende quais são os riscos para os quais deve estar mais atenta e ciente de todos os riscos possíveis, ainda que de baixa probabilidade e efeito. Isso ajuda a equipe a sentir-se segura e alinhada, além de preparada para o momento futuro.

O mapa de risco reduz incertezas e aumenta a segurança e o alinhamento da organização, que demonstra controle e ciência das possibilidades futuras.

Após finalizar o mapa de risco e identificar todas as possíveis situações negativas, deve-se fazer o plano de ação.

Plano de ação

Esse é o momento de pensar na sua resposta para cada um dos possíveis riscos mapeados no mapa de riscos. Dessa forma, a organização mantém o controle da situação e não é surpreendida.

Por isso, é muito importante que a resposta ao risco esteja muito bem detalhada para que a equipe saiba exatamente o que fazer.

Dois exemplos de estratégias de resposta ao risco são: transferência de risco —compartilhar o risco com outros atores para alguns aspectos do projeto— e mitigação do risco —ato para reduzir a probabilidade e/ou impacto de um risco potencial.

Basicamente, neste momento, a organização vai se adiantar ao problema e pensar o que ela deverá fazer em cada situação caso o problema realmente aconteça.

Isso vai garantir que ela não seja pega de surpresa e esteja preparada para todos os possíveis acontecimentos. Esse controle fortalece a organização e pode ser peça chave para a sua sobrevivência em momentos de grande dificuldade.

Imagine se você pensasse em tudo o que pode dar errado na sua vida e contasse previamente uma resposta para cada situação ruim, de forma racional. É possível trabalhar assim com a sua organização, e o mapa de ações vai ser a sua ferramenta favorita se você não gosta de incertezas e inseguranças.

Reunião com a equipe

Após a realização dessas duas ferramentas recomendamos que a equipe se reuna para apresentação e compreensão do mapa de risco e plano de ação por parte de todos.

Dessa forma, os colaboradores se sentirão mais calmos e estarão cientes de que trabalham em um ambiente preparado para a crise.

Nesse período é importante passar segurança e confiança para a equipe, pois quando a equipe confia na organização, ela se torna mais forte.

Projeção financeira

Em um momento de crise, uma projeção financeira bastante detalhista é de extrema importância. Afinal, é provável que cortes precisem ser feitos e, com uma projeção financeira detalhada, é possível visualizar quais cortes podem ser realizados da forma menos prejudicial possível.

Por exemplo, pode ser que nesse detalhamento a organização perceba que tem um gasto alto com alimentação dos colaboradores, porém, esse gasto não será necessário durante o período de home office.

O mesmo pode acontecer com gasto com vale transporte. Sendo assim, ciente de todos os gastos, a organização pode criar um planejamento de cortes de forma realista e com prioridades adequadas.

Sabemos que muitas organizações possuem projeções financeiras porém elas não costumam detalhar muito ou verificar se os valores batem realmente com a realidade.

Em momentos de crise possuir uma projeção bem detalhada e realista é uma fortaleza que poderá ajudar nas melhores decisões da organização mantendo o fluxo de caixa o mais estratégico possível. Eficiência financeira pode ser determinante para a sua organização.

Plano de comunicação

O plano de comunicação é uma forma de mapear todas as partes interessadas de um projeto e definir como será a comunicação entre eles.

Ou seja, uma vez que os colaboradores estão trabalhando home office, como será a comunicação com eles? Serão feitas reuniões diárias, semanais ou quinzenais? Qual será o meio de comunicação com os colaboradores, será via e-mail, whatsapp, chamadas de vídeo? É importante questionar tudo isso e definir um plano de comunicação.

No modelo são mapeados todos os colaboradores, diretoria, financiadores, doadores esporádicos e afins, e determina-se a regularidade e o meio de comunicação a ser utilizado com eles durante esse período de crise.

Se comunicar devidamente e de forma estruturada irá garantir que não haja ruídos de comunicação entre equipe, financiadores e liderança. Laços devem ser mantidos e comunicação é o alicerce da confiança.

​O importante é preparar a sua organização para os desafios da crise, além de transmitir segurança e calma para todos os seus colaboradores, financiadores e demais envolvidos com sua organização.

Ao final, montando essas ferramentas, sua OSC sai da crise mais forte e com novas práticas de gestão que só irão ajudá-los em futuros projetos, em tempos ainda melhores que com certeza virão.

Carla Damião

Diretora executiva da Ink Inspira, empresa referência em eficiência de gestão de projetos sociais no Brasil e parceira do Prêmio Empreendedor Social.

Erramos: o texto foi alterado

A sigla correta é PMD Pro (Project Management for Development Professionals), e não PMD (Project Management for Development), como publicado anteriormente. A metodologia foi desenvolvida a partir de várias outras e baseada em guias de gestão de projetos de diversas organizações internacionais, e não está associada à metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), como antes constava no artigo. Ambas as passagens foram corrigidas.

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