São Paulo, quarta-feira, 23 de fevereiro de 1994
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"KeyFile" tem bons recursos

ESPECIAL PARA A FOLHA

Trata-se de um sistema com recursos efetivos de gestão da informação nos mais diversos meios. Pode ser utilizado em redes e facilita a comunicação com o usuário através de janelas, mouse e informação que permite grande flexibilidade. Tem interface para fax, impressora, correio eletrônico, scanner e terminais de vídeo, bem como software aplicativo (planilhas eletrônicas, editores de texto e gráficos etc.). O arquivamento de documentos pode ser feito em disco rígido ou em disco óptico (WORM ou regravável).
Usa o conceito de documento eletrônico, que pode ser manipulado como necessário, isto é, pode ser criado ou recebido, composto, convertido, arquivado, remetido, procurado e destruído. Uma caixa de ferramentas é colocada à disposição do usuário para ajudá-lo a lidar com os documentos. Há ferramentas para dar acesso aos equipamentos de interface, para fazer as conversões de formato, para criar documentos, pastas e caixas de entrada e saída, para distribuir e destruir documentos, para desenvolver aplicações e para automatizar rotinas de trabalho.
A circulação eletrônica dos documentos é feita entre os equipamentos, caixas de entrada e saída e arquivos. A principal janela da interface do "KeyFile" mostra o que seria o topo da escrivaninha (desktop) do usuário e permite a abertura de janelas adequadas para visualizar os documentos, as pastas, os armários em que se guardam as pastas e a sala onde ficam os armários. Há ainda janelas para dar um panorama dos usuários do sistema, das ferramentas disponíveis e da sua distribuição.
O sistema pode ser adaptado a necessidades de usuários especiais através de uma linguagem que permite especificar procedimentos não condicionais. Essa linguagem é denominada Koala (KeyFile Open Acess Layer). Através dela podem ser descritos conjuntos de instruções (como macros) denominados "scripts", para automatizar tarefas frequentemente executadas.
Para executar tarefas mais complexas, esses "scripts" podem ser acionados a partir de outras aplicações, como planilhas eletrônicas ou linguagens de programação.
A possibilidade de controlar e ser controlado por outras aplicações é fundamental para este SGD. Assim se contorna a inexistência de recursos de lógica em Koala.
O usuário não especializado pode usar o sistema de modo interativo sem grandes dificuldades. Mas, provavelmente será necessário um especialista para incorporar instrumentos disponíveis em outros software para instalar o sistema de forma integrada com todos os equipamentos possíveis e para utilizar as partes mais complexas do sistema, notadamente aquelas relativas à sua adaptação às exigências de usuários especiais.
Para determinar o perfil do conteúdo de documentos, o sistema permite ao usuário atribuir um conjunto de palavras-chave a cada documento –e pode atribuir automaticamente outro conjunto através da análise do texto.
Essas palavras-chave são usadas para arquivar o documento e as buscas são estabelecidas pelo usuário, que pode controlá-la de forma a ser mais ou menos abrangente. A liberdade que cada usuário tem de estabelecer seu próprio conjunto de palavras-chave pode levar a dificuldades na busca devido a erros de grafia e a inconsistência na atribuição das mesmas palavras-chave.
As opções de busca são bastante flexíveis e adequadas aos propósitos dos sistemas. Entretanto, há no mercado outros sistemas especializados em armazenamento e recuperação de textos mais poderosos nesse aspecto.
A proteção ao usuário de acesso às informações manipuladas é feita não só restringindo o acesso a documentos como às anotações neles efetuadas e às ferramentas com que cada usuário pode trabalhar.
Para administrar recursos e sua distribuição aos demais usuários há a figura do administrador do sistema, que é um usuário especial com poderes para estabelecer as proteções mencionadas e ainda para acompanhar o sistema.
Um sistema de gestão de documentos (SGD) deve oferecer recursos para controle de versões de um mesmo documento. Em "KeyFile" isso é possível inserindo-se referências ao documento em diversos pontos dos arquivos. Essa solução obriga o usuário a ter cuidado para evitar a perda de informações em caso de atualizações.
Quando elas são frequentes o usuário pode ser obrigado a manter mais de uma versão como sendo documentos diferentes.
O sistema é de uso agradável graças à boa escolha dos ícones que podem ser utilizados ao bom uso que faz das janelas e à implementação intuitiva das operações permitidas. Por exemplo: para arquivar um documento basta selecionar com o mouse e arrastar até a pasta onde ele deve ser arquivado. Apesar da interface excelente, o usuário pode ter certa dificuldade com alguns termos em inglês, específicos de escritório.
A documentação é de boa qualidade, mas está disponível apenas em inglês. A instalação é relativamente fácil e auto-instrutiva. Além das informações disponíveis nos manuais, o sistema guia o instalador através de diálogos. A versão utilizada para teste é pessoal, contendo todas as características da versão para grupos, mas limitando a execução a uma única máquina. Além disso, servidores de equipamentos devem ser acionados antes de poderem ser usados, o que torna o uso mais demorado.
Apesar de nos últimos dez anos muitos recursos de automação de escritórios terem sido adotados pelas organizações brasileiras, eles geralmente têm sido usados de maneira isolada. Um sistema de gestão de documentos como o "KeyFile" é um integrador desses recursos e informatiza a circulação e o arquivamento de documentos, diminuindo a papelada que atravanca os escritórios atuais.

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