São Paulo, domingo, 17 de abril de 1994 |
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Conheça as etapas da melhoria de processos Saiba usar o Mamp e encontre a solução mais adequada para cada problema Chegou a hora de você conhecer o Mamp (Método para Análise e Melhoria de Processos). Através dele, a empresa encontra as soluções adequadas para os problemas. Para cada etapa do Mamp, existem ferramentas (instrumentos) que devem ser utilizadas. Neste capítulo, você vai aprender a usar o "brainstorming", o GUT e o Gráfico de Pareto. No próximo fascículo, você conhecerá o 3Q1POC e o fluxograma. 1. CONHECIMENTO DO PROCESSO O primeiro passo é identificar as diferenças entre a solução atual e a situação desejada, indicadas por observações ou pesquisas realizada junto a clientes. A situação desejada poderá ser apontada tanto pelos clientes externos como pelos internos. Também é preciso reconhecer os processos que envolvem os estágios do problema: entrada, saída e produto. Ferramentas: - "Brainstorming"/"Brainwriting" - 3Q1POC 2. SELEÇÃO DE PROBLEMAS Escalonar os problemas, levando em conta o impacto positivo ou negativo de sua correção, e quantificá-los com aplicação das ferramentas. Ferramenta: - GUT/Pareto 3. BUSCA DAS CAUSAS Devem ser identificadas as causas que mais contribuem para não atingir a situação desejada. Ferramentas: "Braistorming" - Levantamento das possíveis causas 4. GERAÇÃO DE ALTERNATIVAS Maior é a possibilidade de acerto quanto maiores as alternativas. As ações sugeridas podem ser corretivas, adaptativas ou provisórias. Adaptativa é a ação utilizada para bloquear ou atenuar os defeitos do problema, se constatada a impossibilidade de sua eliminação. Nesses casos, a causa do problema está fora da área de influência e controle do processo. Justifica-se a opção por uma ação provisória quando o processo não pode parar ou quando os efeitos do problema são sérios. É uma medida-tampão: um rol de ações provisórias pode ser implementado logo para evitar danos (efeitos) em outros processos. Ferramenta: - "Brainstorming" 5. AVALIAÇÃO DE ALTERNATIVAS Devem ser estabelecidos critérios para a escolha da solução: Evidência - Existem informações suficientes que provem ser esta a solução mais adequada? Tempo - Quanto tempo é necessário implantar a solução? Dinheiro - Quanto dinheiro é necessário (despesas de custeio e de capital)? Qualidade - Que benefícios serão conseguidos? Quantidade - Quais os impactos positivos (pessoas, produtos, atendimento etc)? Cultura - O pessoal está pronto para aceitar a mudança? Faz parte da cultura da empresa? Há necessidade de treinamento? É preciso contratar pessoas de fora para a implantação? Tecnologia - É preciso mudar o processo de produção ou equipamento? A empresa domina a nova tecnologia ou é preciso buscar fora? Outros fatores - Existem outros impactos não-mensuráveis ou difusos, mas que são importantes e devem ser levados em conta? Exemplo: Quantas pessoas estão envolvidas na mudança? A quem afetam as mudanças? Onde estão as mudanças? Qual a natureza das resistências à mudança? Quantas etapas formam o processo de mudança? Que efeitos futuros terá a mudança? Ferramenta: - Matriz de decisão 6. PLANEJAMENTO DE AÇÕES Defina a solução, planeje a implementação. Siga os seguintes estágios: - envolver todos os afetados pela solução; - determinar a execução de tarefas específicas e sua ordenação; - prever os recursos necessários a cada tarefa, indicar o responsável e tempo exigido para a conclusão; - prever datas para conclusão das tarefas; - identificar os resultados esperados em cada estágio da implantação da solução; - escolher métodos de avaliação. Importante: estabeleça normas, procedimentos e manuais que garantam confiabilidade no processo; a nova rotina deve estar documentada antes da implantação. E mais: não tome nada como definitivo e certifique-se de que todos sabem o que devem fazer. Ferramenta: - 3Q1POC - Fluxograma 7. IMPLANTAÇÃO E AVALIAÇÃO Depois de implantar a solução, é necessário avaliar se o problema foi eliminado ou reduzido satisfatoriamente e se todo o processo está funcionando como previsto. Caso o problema persista ou tenha surgido outro, todo o processo de análise e otimização deve recomeçar. Mas se o problema foi eliminado, deve ser escolhido outro problema. Resolvidos todos os problemas, é hora de enfrentar novos desafios e estabelecer novo patamar para a situação desejada. O processo de aperfeiçoamento não pode parar. Texto Anterior: Busque sempre as melhores soluções Próximo Texto: A técnica que faz chover idéias Índice |
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