A cada R$ 1 de compra de material de papelaria, o governo gasta mais R$ 2 só com a logística do processo.

A crise fiscal abriu espaço para que o Ministério do Planejamento mude o atual sistema e centralize a compra de papéis, caneta e outros itens.

Hoje cada ministério faz suas próprias compras e decide, por exemplo, se quer uma caneta azul do corpo incolor cilíndrico ou uma caneta azul do corpo incolor sextavada.

Com os 47 tipos de caneta esferográfica, a lista de material tem mais de 1.900 itens descritos.

São 36 tipos de grampeador, 46 variações de cola e mais de 50 espécies de espiral de encadernação.

Até alfinete de mapa (niquelados ou galvanizados, nas cores branco, preto, vermelho, verde, azul e amarelo) e barbante de algodão (cru, torcido ou encerado) entram no catálogo dos ministérios.

"Cada um vai lá e especifica o material do tipo que quer e a gente perde o controle", afirmou à Folha o secretário-executivo do Ministério do Planejamento, Gleisson Rubin.

O Planejamento vai reduzir a lista para 50 itens e abrir uma licitação, com pregão previsto para sexta-feira (15), para contratar uma empresa que fornecerá o material à medida que os órgãos solicitarem.

Vencerá a concorrência aquela que oferecer a maior taxa de desconto.

Além de acabar com os mais de 200 procedimentos de compra que acontecem a cada ano, a medida eliminará a necessidade de estoque nos prédios --que, em alguns casos, são salas alugadas.

"A empresa terá que manter os materiais no estoque dela, de forma que vou zerar meu uso de espaço para guarda de material. Ela terá de fazer o transporte de material até o ponto do demandante", diz Rubin.

A expectativa do governo é que a mudança, que previsão de implementação em julho, represente uma economia de R$ 13 milhões por ano.

"Não vou resolver o problema de resultado primário [meta fiscal] com essas medidas, mas elas precisam ser feitas porque, se o Estado não aproveita um contexto como este para se repensar, ele não vai fazer isso no momento de conforto orçamentário."

Apesar da estimativa de economia, o secretário aponta que o maior benefício é o controle, para minimizar chances de fraude e mau gasto do dinheiro público.

"A graça disso é a questão do controle, mais do que o ganho de recurso. É dar a transparência do que cada órgão está comprando e quanto ele está pagando por isso", afirma.

O sistema de compras vale para órgãos da administração direta que ficam no Distrito Federal.

Outros Poderes poderão aderir, se desejarem.

Além de obrigar o governo a repensar processos arcaicos, o contexto de crise nas contas públicas faz com que as medidas de contenção sejam aceitas com maior facilidade.

O déficit nas contas públicas soma R$ 124,9 bilhões em 12 meses até abril, de acordo com os dados mais recentes do Ministério da Fazenda.

A meta fiscal para este ano é de um rombo nas contas de R$ 159 bilhões.

O controle na compra de material de papelaria faz parte de uma série de mudanças nos modelos de contratação do governo, que começou em 2014 com passagem aérea.

A União deixou de contratar agências de viagens e passou a comprar passagens diretamente com companhias aéreas. A estimativa é que o governo tenha obtido 15% de redução no valor dos bilhetes.

No ano passado, o governo começou a implementar o TaxiGov, que substitui os carros alugados ou comprados pelos ministérios por táxi, cujo uso é controlado pelo Planejamento a partir da identificação dos servidores.