Um bom gerenciamento do estoque é essencial para a saúde das empresas. Não pode, literalmente, sobrar ou faltar mercadoria.

“Dimensionar o volume correto é essencial para a sobrevivência. Não pode haver excesso, a ponto de imobilizar muito capital de giro, nem escassez, a ponto de não ser possível atender os clientes num dia de mais movimento”, afirma Ivan Hussani, diretor técnico do Sebrae-SP.

Um dos maiores erros cometidos pelos empreendedores é tratar todos seus produtos como iguais. Ou seja, estocar uma quantidade semelhante de todas as mercadorias que estão à venda. 

“É preciso saber as especificidades de cada coisa, conhecer a demanda de cada produto. Não posso usar o mesmo padrão para todos os itens se eu quiser manter um nível de serviço alto para os clientes”, diz André Duarte, professor de operações do Insper. 

O empresário Erick Lima, 30, tem visto de perto as dificuldades no gerenciamento. Sua empresa, a eMove, que vende, online e fisicamente, patinetes, bicicletas e monociclos elétricos, importa os produtos e suas peças de reposição da China e armazena tudo num depósito de self storage.

A companhia traz ao Brasil cerca de 400 itens por mês, sem contar as peças, e, para isso, freta um contêiner.

“A parte mais difícil é a gestão das peças, porque a gente não sabe ao certo o que vai acontecer”, diz Lima, referindo-se às avarias específicas que os produtos de diferentes clientes podem apresentar.

Para mitigar os riscos, a empresa separa alguns dos produtos inteiros para que, numa emergência, determinada peça seja retirada para substituir a defeituosa de outra unidade.

A eMove, fundada no fim de 2017, deve crescer entre 200% e 300% neste ano em relação a seus números de 2018, quando faturou perto de R$ 6 milhões.

O alto crescimento também dificulta a gestão do estoque. “Já errei para menos [na composição do estoque] uma vez que vendemos mais do que imaginávamos, mas é uma coisa que vou aprendendo e melhorando na prática”, diz Lima. 

A gestão das mercadorias armazenadas torna-se ainda mais importante quando se lida com produtos perecíveis, que não podem ficar guardados por muito tempo. 

Nesse sentido, a Flores Online, ecommerce de flores, trabalha com o mínimo possível de produtos em estoque.

“Nosso centro de distribuição fica pertinho do Ceagesp, e as compras são feitas quase diariamente”, diz o diretor-executivo, Luiz Torres, 37. 

A companhia mantém reservas para apenas um ou dois dias de operação, guardadas dentro de uma câmara fria, a 10ºC, e conta com uma rede de floriculturas parceiras pelo país para otimizar as entregas fora da Grande São Paulo.

“Fazemos as parcerias e usamos o estoque e o sistema de entregas dessas floriculturas. Recebemos os pedidos e repassamos a elas”, afirma.

Para ocasiões com picos de venda nesse mercado, como Dia dos Namorados ou Dia das Mães, a empresa faz um estudo e se baseia nos números do ano anterior mais a expectativa de crescimento do ano para compor o estoque e se prevenir. 

“Quem trabalha com perecíveis tem uma dificuldade a mais. Além de todos os cuidados sanitários, a logística de distribuição tem de ser mais eficiente, porque o produto estraga rápido”, afirma Duarte, do Insper.

A Flores Online existe desde 1998, cresceu 30% em 2018 e tem expectativa de atingir R$ 80 milhões em faturamento nos próximos três anos.

​Outra aliada para a gestão de mercadorias estocadas é a tecnologia. 

“Um sistema de gestão, por mais simples que possa ser, nem que seja manual, é fundamental. Muita gente fica só no ‘olhômetro’ e aí acontecem os problemas”, afirma Hussini, do Sebrae-SP.

A Infracommerce, maior empresa da América Latina em negócios digitais, gere o estoque de cerca de 90 lojas —que vendem de relógios a produtos perecíveis. 

Em seu centro de distribuição a companhia mantém uma média de 300 mil produtos armazenados, e precisa localizá-los rapidamente quando há uma compra.

A companhia usa um software para auxiliar seus 180 funcionários envolvidos diretamente no processo. 
“O sistema manda guardar cada produto num lugar específico. Não podemos procurar entre 300 mil itens.

Quando tem o pedido, o funcionário já sabe exatamente onde encontrar”, diz Luiz Pavão, diretor de estratégias da empresa.