São Paulo, domingo, 23 de janeiro de 1994
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DEZ REGRAS PARA UMA MESA ORGANIZADA

1. Ao chegar, leia jornais e publicações técnicas e tire-os logo da sua vista. Cheque a agenda para o dia e já separe os papéis de que vai precisar em uma pasta, a única que deve permanecer sobre a mesa
2. Use vários "blocos" de cinco minutos ao longo do dia para analisar os papéis que vão entrando. Divida-os em três categorias: 1) os itens com que você terá de lidar; 2) os que você não terá que lidar; e 3) os que você tem dúvida. Os primeiros devem ir para o computador (se o papel puder ser jogado fora) ou pasta específica, os seguintes vão para o lixo e os últimos para uma pasta de "dúvidas"
3. É importante ter uma bandeja de entrada, onde ficam juntos todos osspapéis "novos" que aparecem ao longo do dia
4. Crie pastas (se possível coloridas) para assuntos diferentes, como "idéias a pensar", "projetos de longo prazo", clientes "X", "Y" etc. A dica é identificar as origens dos papéis para classificá-los. O arquivo no computador deve obedecer à mesma classificação
5. Tenha também uma pasta estepe de "assuntos para resolver ainda hoje". Ela deve ser esvaziada todo final de expediente, ou no escritório ou em casa. Ela vai englobar aquilo que você devia ter decidido em um dos "blocos" de cinco minutos mas não conseguiu
6. As pastas devem ficar em dois arquivos móveis. Um próximo, para assuntos aos quais você recorre com frequência e outro fora do alcance, para itens concluídos. É melhor que a mesa não tenha gavetas e, se houver, devem conter só material de escritório. Evite porta-retratos e outros objetos sobre a mesa
7. O microcomputador pode ser a sua agenda, constantemente atualizada. Se não for possível, pendure um quadro de anotações na parede onde possa marcar todos seus compromissos
8. Para não trazer papeizinhos da rua no bolso, o melhor é ter uma agenda/diário eletrônico. "Anote" lá as suas idéias e tarefas
9. O telefone com secretária eletrônica nas férias (ou no caso de você não ter uma secretária) é obrigatório, porque evita que os papéis se acumulem. O ideal é que todos os seus clientes e fornecedores mais frequentes sejam avisados de sua ausência para que não lhe telefonem ou mandem papéis
10. Se você tiver uma secretária, treine-a para que adote o mesmo método de organização seu. Ela pode, inclusive, entrar periodicamente na sua sala para arrumar a mesa. Muitas secretárias se queixam de que não sabem o que seus chefes querem
Fonte: consultores

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