Folha de S.Paulo - Use já o pacote japonês

São Paulo, domingo, 10 de abril de 1994

Use já o pacote japonês

Use já o pacote japonês contra o desperdício
O método "5S" foi a base da implantação da Qualidade Total nas empresas do Japão
É possível eliminar o desperdício (tudo que gera custo extra) em cinco fases, com base no método "5S", surgido no Japão no fim da década de 60. Foi um dos fatores para a recuperação de empresas japonesas e a base para a implantação dos métodos da Qualidade Total naquele país.
Conheça agora, em detalhes, cada uma das fases desse programa que traz excelentes resultados e representa um passo importante para a Qualidade Total em sua empresa.

1ª - FASE - SEIRI (DESCARTE)
Tenha só o necessário, na quantidade certa
Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade certa deve estar disponível. Eliminando-se o que não é útil, você pode se concentrar apenas no que é útil.
Vantagens do descarte:
. Reduz a necessidade de espaço, estoque, gastos com sistemas de armazenamento, transporte e seguros.
. Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção, a execução do trabalho no tempo previsto.
. Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os danos a materiais ou produtos armazenados.
. Aumenta o retorno do capital empregado.
. Aumenta a produtividade das máquinas e as pessoas envolvidas.
. Traz maior senso de organização e economia, menor cansanço físico, maior facilidade de operação.
Como praticar
Escolha seu local de trabalho para uma experiência de descarte. Faça uma série de fotografias (ou filmagens) do ambiente para, no final da tarefa, comparar os resultados obtidos. Defina quem faz o que, onde, quando e como. Dê atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (máquinas, ferramentas, estoques, móveis, papéis etc.) e defina o que é necessário através de instruções claras, para que todos possam separar o útil do inútil.
Quantifique e avalie o que está sendo descartado, respondendo:
. O que deve ser jogado fora?
. O que deve ser guardado num depósito?
. O que pode ser útil para outro setor?
. O que deve ser consertado?
. O que pode ser vendido?
Após colocar em um local determinado aquilo que será descartado, convide as pessoas de outros setores, para que escolham, entre os ítens disponíveis, o que de fato lhes interessar. Que tal estender a prática do descarte a todos os setores da organização?

2º FASE - SEITON (ARRUMAÇÃO)
Um lugar para cada coisa. Cada coisa em seu lugar
Cada coisa tem o seu único e exclusivo lugar. Cada coisa, após o uso, deve estar sempre disponível e próximo do local de uso. Ter o que é necessário, na quantidade certa, na qualidade certa, na hora e lugar certos traz vantagens:
. Menor tempo de busca do que é preciso para operar.
. Menor necessidade de controles de estoque e produção.
. Facilita transporte interno, controle de produção e a execução do trabalho e prazo.
. Evita a compra de materiais e componentes desnecessários e os danos a materiais ou produtos armazenados.
. Aumenta o retorno do capital.
. Aumenta a produtividade das pessoas e máquinas.
. Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente.
Como praticar
Analise a situação atual - Analise como as coisas estão colocadas, onde e por quê. Arrumação é um estudo de eficiência e esta depende da velocidade necessária para pegar e colocar as coisas em seus devidos lugares.
Defina um lugar para cada coisa - Para definir critérios à colocação das coisas nos lugares, algumas perguntas devem ser respondidas:
. É possível reduzir os estoques?
. O que está à mão precisa mesmo estar ali?
. Os nomes das coisas estão padronizados?
. Qual o melhor local para cada coisa?
Decida como guardas as coisas - Faça uma analise do estoque conhecendo as características de cada item. Lembre-se:
Garanta que todos sigam as regras - Defina e divulgue procedimentos e normas

3ª FASE - SEISO (LIMPEZA)
Gente merece o melhor ambiente
Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo. Cada pessoa na empresa deve, antes e depois de qualquer trabalho realizado, retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que foi previamente acordado. Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança.
O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:
. Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho.
. Facilita a venda do produto ou serviço.
. Evita perdas e danos de materiais e produtos.
. É fundamental para a imagem (interna e externa) da empresa.
Os principais pontos/áreas que se deve atacar com a limpeza são: processos relativos ao produto ou serviço, postos de trabalho, setores, estoques em geral, sucatas, depósitos, arquivos, lixo, áreas externas, fachadas, jardins, atendimento.
Como praticar
Com a ajuda do Time da Qualidade, conscientize seu pessoal sobre a importância e os benefícios da máxima limpeza no ambiente de trabalho. Cada um passa a ser responsável pela limpeza em seu ambiente de trabalho.
. Todos devem deixar ferramentas e utensílios limpos antes de guardá-los.
. As mesas, armários e móveis devem estar limpos e em condições de uso.
. Nada deve ser jogado no chão.
. Diariamente, retirar pó e sujeira dos pisos, paredes, tetos, janelas, portas, prateleiras, armários, mesas, cortinas, cadeiras e locais usados.
. Não existe exceção quando se trata de limpeza. O objetivo não é impressionar visitantes, mas proporcionar o ambiente ideal para se obter a Qualidade Total.
Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local do trabalho. Marque o Dia da Limpeza, que deve der preparado como se fosse uma festa (com balões, faixas, lanche festivo etc.). No Dia da Limpeza, todos devem fazer a limpeza básica em conjunto, inclusive você, varrendo, tirando lixo, teias de aranha, jogando papéis fora, fazendo pequenos consertos, etc.

4ª FASE - SEIKETSU (HIGIENE)
Qualidade de vida no trabalho
Higiene é manutenção de limpeza, da ordem. Quem exige e faz qualidade cuida muito da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade.
Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e materiais de limpeza. Requer manutenção da ordem, da limpeza e da disciplina. As vantagens são muitas:
. Facilita a segurança e o melhor desempenho dos empregados.
. Evita danos à saúde do operário e do consumidor.
. Melhora a imagem da empresa internamente e para o cliente.
. Eleva o nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho e a empresa.
Na promoção de uma política de higiene na empresa, alguns recursos visuais são úteis:
. avisos que ajudem as pessoas a evitar erros nas operações, em seus locais de trabalho;
. avisos de perigo e outras advertências;
. indicações de locais onde coisas devem ser colocadas;
. designações e/ou informações sobre equipamentos e máquinas;
. lembretes de advertência e/ou lembretes operacionais;
. avisos de manutenção preventiva;
. instruções necessárias ao trabalho.
Ao optar pela comunicação visual, lembre-se:
. os avisos e comunicados devem ser visíveis à distância;
. devem estar colocados em locais pertinentes;
. devem ser claros, objetivos e de rápido entendimento;
. devem contribuir para a criação de um local de trabalho motivador.

5ª FASE - SHITSUKE (DISCIPLINA)
Ordem, rotina e constante aperfeiçoamento
É a rotinização da melhoria alcançada, a obediência à rotina, a busca constante da melhoria, a educação do ser humano. A disciplina:
. Reduz a necessidade de controle.
. Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação.
. Evita perdas oriundas do não-surgimento de rotinas.
. Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.
. Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, pressões etc.

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