São Paulo, domingo, 17 de abril de 1994
Texto Anterior | Próximo Texto | Índice

Conheça as etapas da melhoria de processos

Saiba usar o Mamp e encontre a solução mais adequada para cada problema
Chegou a hora de você conhecer o Mamp (Método para Análise e Melhoria de Processos). Através dele, a empresa encontra as soluções adequadas para os problemas. Para cada etapa do Mamp, existem ferramentas (instrumentos) que devem ser utilizadas. Neste capítulo, você vai aprender a usar o "brainstorming", o GUT e o Gráfico de Pareto. No próximo fascículo, você conhecerá o 3Q1POC e o fluxograma.

1. CONHECIMENTO DO PROCESSO
O primeiro passo é identificar as diferenças entre a solução atual e a situação desejada, indicadas por observações ou pesquisas realizada junto a clientes.
A situação desejada poderá ser apontada tanto pelos clientes externos como pelos internos. Também é preciso reconhecer os processos que envolvem os estágios do problema: entrada, saída e produto.
Ferramentas:
- "Brainstorming"/"Brainwriting"
- 3Q1POC

2. SELEÇÃO DE PROBLEMAS
Escalonar os problemas, levando em conta o impacto positivo ou negativo de sua correção, e quantificá-los com aplicação das ferramentas.
Ferramenta:
- GUT/Pareto

3. BUSCA DAS CAUSAS
Devem ser identificadas as causas que mais contribuem para não atingir a situação desejada.
Ferramentas: "Braistorming"
- Levantamento das possíveis causas

4. GERAÇÃO DE ALTERNATIVAS
Maior é a possibilidade de acerto quanto maiores as alternativas. As ações sugeridas podem ser corretivas, adaptativas ou provisórias.
Adaptativa é a ação utilizada para bloquear ou atenuar os defeitos do problema, se constatada a impossibilidade de sua eliminação. Nesses casos, a causa do problema está fora da área de influência e controle do processo.
Justifica-se a opção por uma ação provisória quando o processo não pode parar ou quando os efeitos do problema são sérios. É uma medida-tampão: um rol de ações provisórias pode ser implementado logo para evitar danos (efeitos) em outros processos.
Ferramenta:
- "Brainstorming"

5. AVALIAÇÃO DE ALTERNATIVAS
Devem ser estabelecidos critérios para a escolha da solução:
Evidência - Existem informações suficientes que provem ser esta a solução mais adequada?
Tempo - Quanto tempo é necessário implantar a solução?
Dinheiro - Quanto dinheiro é necessário (despesas de custeio e de capital)?
Qualidade - Que benefícios serão conseguidos?
Quantidade - Quais os impactos positivos (pessoas, produtos, atendimento etc)?
Cultura - O pessoal está pronto para aceitar a mudança? Faz parte da cultura da empresa? Há necessidade de treinamento? É preciso contratar pessoas de fora para a implantação?
Tecnologia - É preciso mudar o processo de produção ou equipamento? A empresa domina a nova tecnologia ou é preciso buscar fora?
Outros fatores - Existem outros impactos não-mensuráveis ou difusos, mas que são importantes e devem ser levados em conta? Exemplo: Quantas pessoas estão envolvidas na mudança? A quem afetam as mudanças? Onde estão as mudanças? Qual a natureza das resistências à mudança? Quantas etapas formam o processo de mudança? Que efeitos futuros terá a mudança?
Ferramenta:
- Matriz de decisão

6. PLANEJAMENTO DE AÇÕES
Defina a solução, planeje a implementação. Siga os seguintes estágios:
- envolver todos os afetados pela solução;
- determinar a execução de tarefas específicas e sua ordenação;
- prever os recursos necessários a cada tarefa, indicar o responsável e tempo exigido para a conclusão;
- prever datas para conclusão das tarefas;
- identificar os resultados esperados em cada estágio da implantação da solução;
- escolher métodos de avaliação.
Importante: estabeleça normas, procedimentos e manuais que garantam confiabilidade no processo; a nova rotina deve estar documentada antes da implantação. E mais: não tome nada como definitivo e certifique-se de que todos sabem o que devem fazer.
Ferramenta:
- 3Q1POC
- Fluxograma

7. IMPLANTAÇÃO E AVALIAÇÃO
Depois de implantar a solução, é necessário avaliar se o problema foi eliminado ou reduzido satisfatoriamente e se todo o processo está funcionando como previsto.
Caso o problema persista ou tenha surgido outro, todo o processo de análise e otimização deve recomeçar. Mas se o problema foi eliminado, deve ser escolhido outro problema.
Resolvidos todos os problemas, é hora de enfrentar novos desafios e estabelecer novo patamar para a situação desejada. O processo de aperfeiçoamento não pode parar.

Texto Anterior: Busque sempre as melhores soluções
Próximo Texto: A técnica que faz chover idéias
Índice


Clique aqui para deixar comentários e sugestões para o ombudsman.

Copyright Empresa Folha da Manhã S/A. Todos os direitos reservados. É proibida a reprodução do conteúdo desta página em qualquer meio de comunicação, eletrônico ou impresso, sem autorização escrita da Folhapress.