São Paulo, domingo, 11 de maio de 1997 |
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Legislação prevê guarda por tempo indeterminado
MARCOS CÉZARI
O prazo de guarda dos documentos é bastante variável -pode ir de 2 a 30 anos. Em alguns casos, o prazo é indeterminado, ou seja, a empresa terá de mantê-los arquivados para sempre. É o caso de livros e fichas referentes a registro de empregados, documentos que servem para comprovar o tempo de serviço para obtenção de aposentadorias. Um trabalho elaborado pelo departamento jurídico do Centro de Orientação, Atualização e Desenvolvimento Profissional (Coad) relaciona os principais documentos trabalhistas e previdenciários que as empresas precisam ter e os prazos de arquivamento. Previdência Social Os documentos que comprovem que a empresa cumpre as obrigações com a Previdência Social devem ficar arquivados por dez anos. Entre esses documentos estão as folhas de pagamento e respectivos recibos, as cópias das GRPS, os comunicados de acidentes e mortes no trabalho etc. Os documentos do FGTS precisam ficar guardados por três décadas. É que a legislação fixa em 30 anos o prazo de prescrição dos depósitos do fundo. Por isso, as empresas devem guardar por esse prazo as Guias de Recolhimento (GRE) e as antigas Relações de Empregados (RE). Os comprovantes que provam o recolhimento das contribuições ao PIS precisam ser arquivados por dez anos. Os comprovantes são os Darfs (Documento de Arrecadação de Receitas Federais). A Relação Anual de Informações Sociais também deve ser guardada por uma década. Motivo: a Rais é indispensável para o recebimento do abono do PIS, diz o Coad. Os Darfs referentes ao recolhimento da Cofins precisam ser mantidos por cinco anos. As Guias de Recolhimento da contribuição sindical devida por empregados, autônomos, profissionais liberais e empresas devem ser guardadas por cinco anos. O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados deve ficar guardado por três anos. Quando demite um funcionário sem justa causa, a empresa deve entregar-lhe o documento para que ele solicite o seguro desemprego. O comprovante de entrega deve ser arquivado por cinco anos. Trabalho Os documentos referentes à legislação trabalhista têm prazo variável para serem guardados. No caso do trabalhador urbano, os recibos de pagamento de salário, de férias, do 13º e de entrega do vale-transporte devem ser arquivados por cinco anos. O prazo é menor -dois anos- no caso de comunicação de aviso prévio, termo de rescisão do contrato e pedido de demissão. A Constituição diz que os créditos resultantes da relação de trabalho prescrevem em cinco anos para o trabalhador urbano -até dois anos após a extinção do contrato. Para o rural, a prescrição se dá dois anos após o fim do contrato. É recomendável que os livros ou fichas de registro de empregados sejam arquivados por prazo indeterminado. Motivo: esses documentos servem para comprovar o tempo de serviço de empregados ou ex-empregados para fins de obtenção de aposentadorias. Texto Anterior: Entenda como funciona a nova tecnologia Próximo Texto: Fornecedor de solução Índice |
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