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Berenice Brandão, 49, define-se como desorganizada e é avessa a papéis, mas mesmo assim centralizava todo o fluxo de documentos das Lojas Brandão, varejista de roupas populares.
"Quando algum ex-funcionário pedia um comprovante, eu pegava as caixas de documentos, colocava tudo no chão e passava fins de semana procurando o holerite da Fulana", diz.
Quando teve de pagar uma dívida pessoal duas vezes, por ter perdido o primeiro comprovante (prejuízo de R$ 9.000, incluindo custos com advogado), ela notou que a desorganização poderia trazer perdas ainda maiores para as duas lojas que mantém.
Brandão contratou a Acervo Consultoria e organizou os documentos das duas lojas. "Aconselho quem tem perfil como o meu a fazer algo parecido. Até mesmo para as finanças da casa", afirma.
A primeira economia que teve nas Lojas Brandão foi de espaço. Das mil caixas de papéis que acumulava em 13 anos de comércio, ficaram 500. "Tive algumas discordâncias sobre o que guardar e o que jogar fora, mas acabei convencida por eles", declara.

Informação na hora
O serviço de organização foi concluído há três meses. "Para saber onde está um documento, eu pesquiso e vejo na hora", diz Lilian do Nascimento, 24, auxiliar de escritório que foi treinada pela Acervo para alimentar o arquivo da empresa.
Brandão diz administrar com mais tranquilidade agora. "Sei tudo o que foi pago, o que devo mandar para o contador, o que devo guardar comigo."
A Powermatic, empresa de dutos e acessórios para condicionadores de ar, gastou R$ 6.000 para ter seus arquivos organizados pela Técnica Racionalização de Arquivos, incluindo cursos para capacitar os funcionários. A companhia gastou R$ 2.000 em equipamentos e móveis novos mais adequados para os documentos.
"Nós perdíamos dinheiro em compras por não encontrar consultas de preços feitas com fornecedores antes. Levávamos dias e, quando encontrávamos, a negociação já havia sido feita. Às vezes, o documento não estava arquivado, mas com um funcionário", conta Dilson Carreira, 39, proprietário da empresa.
O erro que era cometido pela Powermatic -centralizar informações importantes com funcionários- é considerado grave pelos consultores e deve ser evitado.
Carreira diz que a necessidade de organizar os documentos surgiu porque a empresa cresceu nos últimos cinco anos. "Antes eram seis funcionários, agora são 60."



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