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Organizar os papéis e as informações que circulam na empresa não é necessariamente uma tarefa árdua. O pequeno e o médio empreendimento levam vantagens em relação às grandes empresas.
É o que diz Edna de Paula Oliveira, supervisora de projetos da Tempo e Memória, que organiza o fluxo de documentos em grandes indústrias, em lojas de departamentos e no setor de serviços.
"Como têm menor volume, as pequenas empresas podem manter os documentos organizados no momento em que eles são criados e evitar problemas no futuro. Isso dá uma visão mais global do negócio", afirma.
Segundo Oliveira, se a empresa faz uma operação de importação, por exemplo, os documentos de registro devem ser reunidos em um dossiê específico. Essa medida simples confere agilidade na hora de recuperar os dados.

Real e virtual
Revistas especializadas, recortes de jornal sobre o setor e legislação também podem ser mais bem usados se forem corretamente arquivados pelos responsáveis. O ideal, segundo Vera Stefanov, da Bibliotec Consultoria, é a criação de um centro de documentação ordenado por assunto.
No caso dos arquivos eletrônicos, também há regras. Fáceis de criar, pastas diversas com o mesmo tema acabam lotando os computadores. Assuntos e palavras-chaves devem nomeá-las. "Não é preciso imprimir todas as informações recebidas eletronicamente", aconselha Stefanov.
Com a criação de cópias de segurança, inclusive de mensagens de correio eletrônico importantes, os arquivos podem ser armazenados no computador sem problemas. Assim como ocorre com documentos em papel, é preciso montar um cronograma para o descarte do material eletrônico.
Pela tabela do Sindicato de Bibliotecários de São Paulo, o trabalho de consultoria e treinamento para a organização de documentos custa, por hora, R$ 127,86, no caso de empresas de consultoria, e R$ 80,40, no caso de profissionais que sejam autônomos.

Espaço e mobília
Organizar melhor documentos e arquivos para economizar espaço é outro conselho dos consultores. "Em média, racionalizar reduz em até 50% o volume ocupado", diz Suely dos Santos, da Técnica Racionalização de Arquivos.
Quanto à mobília, o essencial é que economize espaço, conserve os documentos e seja funcional. "Se ela puder ainda ter valor estético, melhor", afirma o arquiteto Antônio Cunha, da Grado, que fabrica e vende móveis para pequenas e médias empresas.
Segundo Cunha, o empresário tem de pensar também na relação custo-benefício entre o espaço que gasta com papéis e o valor que paga em aluguel. "Há lugares com metro quadrado muito caro para ser desperdiçado", diz.
De olho nessas companhias com problemas de área para documentos, há empresas no mercado especializadas em alugar espaços para armazenamento de papéis e de informações.
O conselho dos bibliotecários, porém, é que o empresário só contrate esse tipo de serviço se os arquivos da companhia estiverem em ordem, com documentos guardados de acordo com o tempo determinado pela legislação (veja quadro abaixo).
"Nossos principais clientes são grandes empresas, mas nós armazenamos desde 30 até 5.000 caixas ou mais de documentos", diz Eliana Moraes, 31, chefe de vendas do Grupo Store, que oferece o serviço de estocagem.



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