Por MARTHA C. WHITE

À medida que aumenta a recessão, conferências e reuniões encolhem

Chame-o de o caso da incrível reunião que encolheu -ou mesmo desapareceu.
Segundo uma pesquisa divulgada em janeiro realizada pelo grupo setorial Meeting Professionals International e a American Express, 7% das reuniões de negócios marcadas para 2009 foram canceladas. E a participação deverá se reduzir em cerca de 5% nos encontros que ainda serão realizados, conclui o estudo.
Um grande número de eventos cancelados parece ser das indústrias mais atingidas pela recessão: bancos, empréstimos hipotecários, cartões de crédito e construção civil.
Os motivos dos cancelamentos variam. Em alguns casos, o motivo é a imagem -as empresas não querem aparecer gastando muito durante uma recessão.
"Recebemos avisos de cancelamento juntamente com um cheque no valor total", disse Steven Rudner, advogado da indústria hoteleira. "Ninguém quer ser visto como a próxima AIG", ele acrescentou, referindo-se à polêmica sobre uma luxuosa reunião em um resort de executivos da seguradora socorrida pelo governo.
Mas com maior frequência um evento profissional é cancelado porque o número de participantes diminuiu, enquanto as empresas demitem funcionários e cortam os orçamentos de viagens e cursos profissionalizantes.
Paul Kedrosky, bolsista-sênior da Fundação Kauffman, foi convidado para copresidir uma conferência de três dias sobre finanças e tecnologia em Nova York, que se realizaria no mês passado. A conferência foi adiada indefinidamente. O mesmo evento teve 550 participantes em 2008, disse Kedrosky, mas a volatilidade das firmas financeiras dizimou o público-alvo. "Uma enorme parte deles perdeu o emprego, está preocupada em perdê-lo ou sob severas restrições financeiras", explicou.
Um organizador de conferências, que não quis ser identificado por causa das negociações em curso com o hotel, cancelou um seminário um mês antes de sua realização programada porque apenas 16 pessoas haviam se inscrito. O evento tinha atraído em média 125 participantes nos últimos anos. A organização devolveu as taxas de matrícula aos poucos que as enviaram e ofereceu um crédito em futuros eventos para compensar as tarifas de cancelamento de voos.
Alguns organizadores de eventos, desesperados por participantes, chegam a dispensar as taxas de inscrição ou oferecer diárias gratuitas em hotéis.
Cancelar um evento não é barato. Os custos podem chegar a centenas de milhares de dólares, começando pelas taxas de cancelamento da hospedagem e incluindo qualquer entretenimento e funções agendadas fora do hotel.
Realizar uma conferência com uma participação drasticamente reduzida não é muito melhor. Os contratos típicos incluem cláusulas que exigem que o anfitrião indenize o hotel pela diferença entre o número de quartos reservados para o grupo e os realmente ocupados.
Em tempos melhores, os hotéis provavelmente poderiam relocar os quartos. Mas na terceira semana de janeiro a taxa média de ocupação hoteleira dos EUA foi de 47,3%, segundo a firma de pesquisas STR Global, uma redução de quase 8% em relação mesmo período de 2008. Isso significa que quartos provavelmente ficarão vazios se uma reunião for cancelada.
Mesmo quando as empresas se inscrevem para participar ou expor em um evento, muitas vezes enviam apenas um ou dois funcionários, em vez de mandar vários, como antes.
Pinny Gniwisch, fundador e diretor de marketing da joalheria on-line Ice.com, decidiu mandar só um funcionário para uma conferência de comércio virtual em Orlando, Flórida, no mês passado, porque esperava que a participação fosse menor que a habitual. "Quando descobrimos que muitos participantes provavelmente não iriam, decidimos que não havia necessidade de mandar duas pessoas", disse.
A baixa frequência tem um claro impacto em um evento, afirma Thom Singer, palestrante profissional. Em novembro, Singer falou em uma conferência do setor de contabilidade que atraiu menos de um terço dos 150 delegados esperados.
"Acho que os participantes se sentiram como se fosse de segunda classe, porque a reunião foi muito pequena", ele disse. "Você realmente percebia a decepção."
Mas várias pessoas que viajam a negócios frequentemente dizem que há uma vantagem nas conferências e convenções com pequena participação. Elas podem conversar diretamente com os educadores e especialistas, o que não seria possível em reuniões maiores, e os colegas participantes tendem a ser tomadores de decisões corporativas, em vez de funcionários inferiores.
Gniwisch da Ice.com concorda. "Esse foi o único motivo pelo qual eu não cancelei", ele disse. "Quando é mais íntimo, as pessoas se sentem mais à vontade. Para fazer negócios, as pessoas se conectam muito melhor dessa maneira."


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