Saiba usar seu e-mail de forma eficiente e seja mais produtivo

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Diferentes níveis de comunicação é livro da série "Sucesso Profissional"

Em tempos de internet, a comunicação empresarial ganhou um papel ainda mais importante do que o que já possuía. É preciso ter ciência da imagem da empresa na rede, do feedback recebido através das redes sociais e as melhores formas de utilizar a tecnologia a seu favor.

Além disso, a aliada pode se tornar vilã se não for bem utilizada. O prático e-mail, por exemplo, pode se tornar um inimigo da produtividade se você checá-lo a cada minuto. Ou sentir a necessidade de responder cada nova mensagem recebida.

Para quem possui uma empresa ou faz parte de uma, a coleção "Sucesso Profissional", da Publifolha, dedica o volume "Comunicação". No livro, todas as etapas da comunicação são abordadas, desde os primórdios da fala até as transmissões via satélite.

Depois da apresentação inicial, todo o tipo de interação utilizado no ambiente empresarial tem um capítulo dedicado. Palestras, relatórios, conversas com a mídia, situações de crise, construção de marca, e outros são abordados.

Veja a seguir como fazer do seu e-mail uma ferramenta mais eficiente:

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Uso de e-mail

O e-mail é uma ferramenta universal que permite trocar mensagens, enviar dados e gerenciar o fluxo de informações necessárias para o funcionamento de uma empresa. Também funciona como porta de entrada para spams e vírus. Se for bem usado, o sistema de e-mail pode impulsionar a produtividade e o acesso a mercados distantes.

Dica

PRAZO DE RESPOSTA

Se você costuma responder os e-mails assim que os recebe, as pessoas irão esperar respostas imediatas e se incomodar quando isso não acontecer. A regra de ouro no mundo dos negócios está em responder os e-mails até o final do mesmo dia. Se for realmente urgente, use o telefone.

Tempo valioso

O e-mail é um recurso útil, mas o uso inadequado pode transformá-lo em um tirano. Aprenda a limitar o tempo gasto com algumas medidas simples:

• Só mande e-mail se for necessário Pense se você realmente precisa enviar uma nova mensagem ou responder a todas que recebe.

• Evite a troca interminável de e-mails O silêncio ao receber um e-mail não é a melhor resposta, mas é aceitável. Se quiser tranquilizar o destinatário, inclua no final da mensagem a informação "não é necessário responder". Evite fazer perguntas desnecessárias.

• Avalie a necessidade de cópias Envie cópias só para quem realmente precisa receber a mensagem. Um grupo grande de destinatários pode gerar uma enxurrada de respostas, nem todas úteis.

É MESMO O CASO DE ENVIAR UM E-MAIL?

• É importante registrar o teor da mensagem?
• O assunto pode ser tratado por e-mail?
• Estarei disponível para responder a mensagem?
• Um telefonema não seria mais adequado ou eficiente?
• O destinatário tem o hábito de checar a caixa postal?
• Preciso de uma resposta imediata?

Rotina de leitura

Não cheque o e-mail o tempo todo, mas sim em intervalos regulares, como pela manhã, após o almoço e novamente antes de ir para casa. Aprenda a usar a ferramenta com disciplina e esforce-se para lidar com cada mensagem apenas uma vez. Se não tiver importância, delete. Se você gasta mais de três horas por semana para separar e-mails úteis do lixo eletrônico, precisa reorganizar a sua forma de trabalho.

Quando uma mensagem requer resposta imediata, avalie se pode fazer isso na hora ou se precisa reunir informações antes. Depois de responder, tire o e-mail da caixa de entrada e arquive.

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Cisnes Selvagens
Autor: James O'Rourke
Editora: Publifolha
Páginas: 72
Quanto: R$ 19,90
Onde comprar: Pelo telefone 0800-140090 ou pelo site da Livraria da Folha