MARCOS CÉZARI
DA REPORTAGEM LOCAL

Dez anos. Esse é o tempo que as empresas que utilizam sistemas de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária são obrigadas a arquivar e a conservar, devidamente certificados, os respectivos sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, à disposição da fiscalização da Previdência Social.
Essa obrigatoriedade -que não alcança as empresas optantes pelo Simples- foi determinada pelo artigo 8º da lei nº 10.666, de maio deste ano, e regulamentada pelos artigos 36 a 38 da instrução normativa nº 89 e pela portaria nº 42, ambas de junho último.
Segundo o advogado Wladimir Novaes Martinez, especialista em legislação previdenciária, a obrigatoriedade de guardar livros e documentos por dez anos já estava prevista na lei nº 8.212/91 (lei de custeio da Previdência).
Com o passar dos anos e a expansão da informática, muitas empresas passaram a manter contratos, registros e documentos arquivados em computador. Mas a Previdência Social ainda não havia regulamentado a guarda desses documentos, em meio eletrônico, para serem exibidos quando exigidos pela sua fiscalização.
Agora, diz Martinez, quem usar o processamento de dados terá também de guardar toda a documentação por uma década.
Segundo a portaria, desde 1º de julho deste ano as empresas que utilizarem sistema de processamento de dados deverão, quando intimadas pelos auditores fiscais da Previdência Social, apresentar a documentação técnica completa e atualizada dos sistemas e os arquivos digitais contendo informações relativas aos negócios e às atividades econômicas ou financeiras. Os documentos referentes a períodos até 30 de junho também poderão, a critério das empresas, ser apresentados em arquivos digitais.
As informações deverão ser apresentadas, no prazo máximo de 20 dias, em arquivos padronizados quando se referirem a registros contábeis, fornecedores e clientes, documentos fiscais, comércio exterior, controle de estoque e registro de inventário, relação insumo/produto, controle patrimonial e folha de pagamento.
É de responsabilidade das empresas o armazenamento das informações, ficando a critério de cada uma a escolha da forma ou do processo para tal fim.
Todas as especificações técnicas dos sistemas e arquivos digitais estão detalhadas na portaria nº 42, da Diretoria da Receita Previdenciária do INSS.



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