Por EILENE ZIMMERMAN

PERGUNTA As reuniões virtuais tornaram-se comuns na vida empresarial, seja por meio de telefone ou de vídeo. Quais são as maiores diferenças entre uma reunião virtual e outra face a face?
RESPOSTA As teleconferências e videoconferências são uma maneira relativamente barata de se reunir com colegas de todo o país ou do mundo, mas também apresentam desafios especiais.
Os participantes de reuniões virtuais muitas vezes têm uma sensação reduzida de responsabilidade, diz Sean O'Brien, vice-presidente sênior de estratégia e comunicações da PGi, empresa que fornece plataformas tecnológicas para reuniões virtuais.

P. Durante uma teleconferência, ninguém pode vê-lo, por isso é comum os participantes apertarem o botão "mudo" e fazerem outras coisas enquanto escutam. Isso é adequado?
R. Se você estiver em uma reunião virtual apenas para escutar, não há problema em realizar outras tarefas, diz Bob Preston, diretor de colaboração da Polycom, uma empresa de telepresença, comunicações por vídeo e voz em Pleasanton, Califórnia.
Geralmente é melhor não fazer outras coisas enquanto se está em uma reunião virtual. "Se você ficar pedindo para que repitam as perguntas ou esclareçam o que já foi dito, estará basicamente anunciando para todos: 'Eu não estou realmente prestando atenção' e correrá o risco de parecer muito antiprofissional", diz Laura Stack, autora de "SuperCompetent: The Six Keys to Perform at Your Productive Best" ["Supercompetente: seis segredos para um desempenho mais produtivo"].
E use o botão mudo para bloquear o ruído de fundo. Preston lembrou de uma teleconferência em que alguém estava comendo batatas fritas. "Você podia escutar o ruído durante a reunião, e finalmente alguém disse: 'Quem está comendo batata frita pode, por favor, apertar o botão mudo?' Isto é embaraçoso."

P. Muitas vezes nas tele e videoconferências há um ligeiro atraso na comunicação [delay], o que faz as vozes se sobreporem. Como você pode garantir que foi escutado, sem ser rude?
R. Em uma videoconferência, o falante será a imagem maior na tela, mas geralmente há uma janela menor onde você pode ver todos os outros, por isso chame a atenção do grupo levantando a mão, ou levantando a mão e dizendo: "Eu tenho algo a dizer", explica Stephen Epstein, diretor de marketing da Avistar Communications, uma empresa de software de videocomunicações.

P. Qual é a melhor maneira de se destacar em uma reunião virtual?
R. Olhe para a câmera quando você falar e use o mesmo tipo de linguagem corporal e expressões faciais que numa reunião face a face, diz O'Brien.
"Às vezes em reuniões virtuais existe muito envolvimento passivo, em que as pessoas apertam o botão 'mudo' e desaparecem", ele diz. "Essa definitivamente não é a melhor maneira de se destacar."


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