São Paulo, domingo, 24 de abril de 1994
Texto Anterior | Próximo Texto | Índice

Melhoria de processos exige ação constante

Melhoria de processos exige ação constante
Não basta encontrar soluções para um problema: é preciso eliminar as causas
A palavra melhoria tem vários significados. Para a Qualidade Total, significa subir um ou mais níveis de avaliação no processo. Pode se dar tanto no campo da qualidade do produto ou serviço ou do processo utilizado (eficácia), quanto no da produtividade do processo em si (eficiência).
Melhoria se contrapõe ao termo rotina, que significa estabilizar e dar confiabilidade ao processo. O início da fase de melhoria se dá na geração de alternativas de solução para o problema em análise. Ocorre após o problema ter suas causas identificadas (com a Espinha de Peixe, por exemplo) e destacadas, entre estas, as causas fundamentais, procedimentos que correspondem à fase de análise.
A fase seguinte, de melhoria, exige um conjunto de ações que elimine, bloqueie ou atenda as causas que geram o problema. As ações que eliminam definitivamente as causas são chamadas de ações corretivas. As que apenas bloqueiam ou atenuam, ações adaptativas. Outra categoria são as ações provisórias, adotadas enquanto não se consegue uma ação corretiva ou adaptativa definitiva. Ações provisórias são essenciais quando os efeitos interferem em outros processos, causando prejuízos ou incômodos.
Exemplo: faltou dinheiro no final do mês para pagar a folha de pagamento. Causas identificadas: um cliente não pagou uma fatura expressiva e há falta de capital de giro para bancá-la.
Ação corretiva: gerar mais recursos de maior número de clientes e evitar que isso volte a ocorrer.
Ação adaptativa: pedir empréstimo no banco.
Ação provisória: pagar apenas parte dos salários até sair o dinheiro emprestado.

BUSQUE NOVOS DESAFIOS
Todas as ações devem evitar que os problemas voltem a acontecer (prevenção); se acontecerem, porém, devem ser corrigidos rapidamente (correção). Quando um processo aparentemente não tem problemas, a Qualidade Total recomenda a não-acomodação ao resultado alcançado e a busca de novas conquistas. A definição de metas desafiadoras obriga a pensar em novos métodos para atingi-las.

REDUZA A BUROCRACIA
Com a eliminação de aprovações desnecessárias, assinaturas, número de vias, cópias etc., é possível reduzir consideravelmente a burocracia nos processos organizacionais. A burocracia influencia negativamente, provoca efeitos perniciosos:
* Medo generalizado entre os membros da organização de serem acusados por erros cometidos durante a operacionalização dos processos, o que os leva a tomar uma série de "medidas de segurança" que reduzem a produtividade e elevam os custos.
* Perda de tempo com atividades não-produtivas.
* Desconfiança generalizada entre os membros da organização. Uns se protegem dos outros.
* Ociosidade, gerada por atrasos nos processamentos, análises desnecessárias, vistos dispensáveis.
* Dificuldades em delegar responsabilidades (quem autoriza?)
* Desejo mórbido em procurar e descobrir enganos, ínfimos que sejam, no trabalho dos outros, mas que trazem conforto a quem os descobre.
* Necessidade de mais e mais controle, de tudo e de todos.

ELIMINE A DUPLICAÇÃO
Cancele atividades idênticas ou similares que ocorrem em mais de um ponto do processo.

AVALIE O VALOR AGREGADO
Avalie cada atividade do processo e julgue sua contribuição para a satisfação do cliente. Atividades que agregam valor são aquelas pelas quais o cliente não pagaria. Exemplo: o lanche servido no avião agrega valor ao processo.

SIMPLIFIQUE O QUE PUDER
Reduza a complexidade do processo e facilite a vida de quem usa ou recebe o produto ou serviço.

REDUZA O TEMPO DO PROCESSO
A redução do tempo de execução do processo permite atender melhor o cliente e reduzir prazos de estoque. Eis algumas idéias para fazer que isso aconteça:
1. Realizar atividades em paralelo
Verifique se existem atividades feitas em sequência, nos vários processos organizacionais, que possam ser executadas paralelamente, de forma a reduzir os tempos de ciclo.
2. Mudar a sequência de atividades
Faça o fluxograma do processo e veja se um novo arranjo na sequência de atividades pode poupar tempo.
3. Reduzir as interrupções do processo
Processos organizacionais críticos ou importantes devem ter prioridade e todos na organização devem estar cientes disso.
4. Sincronizar melhor o processo
Defina adequadamente os tempos de cada etapa do processo. Faça do cumprimento dos horários para início e término de atividades seqenciais, dentro do processo, ponto de honra.
5. Reduzir as movimentações
Lembre-se do método "5S": o que for usado frequentemente (materiais, arquivos, ferramentas etc.) deve estar próximo do posto de trabalho; pessoas que trabalham com interdependência devem estar próximas umas das outras.
6. Checar a localização do processo
Será que o local onde o processo está localizado contribui para a diminuição do seu tempo de execução? Será que o processo não pode ser desenvolvido mais próximo ao cliente (interno ou externo) e assim diminuir o tempo para a utilização do produto ou serviço?
Sinta a importância do tempo de ciclo de um processo com a tabela a seguir:

PREVINA-SE CONTRA O ERRO
Torne difícil ou impossível a ocorrência de erros no processo. Exemplo: mudar o desenho de uma peça, de modo que ela só possa ser encaixada se estiver na posição correta.

PADRONIZE O PROCESSO
Aperfeiçoada a maneira de executar o processo, documente-a e faça com que os empregados a desenvolva sempre da mesma maneira.

ESTABELEÇA PARCERIAS
Exija qualidade dos fornecedores. A qualidade da saída depende muito da qualidade da entrada.

QUESTIONE O PROCESSO
Se os itens sugeridos anteriormente não levarem a grandes melhorias, provavelmente todo o processo deva ser mudado ou até mesmo extinto.

AUTOMATIZE E MECANIZE
Se possível, Introduza no processo equipamentos, ferramentas, informática etc. para garantir estabilidade e aumentar drasticamente seu desempenho.

Texto Anterior: <TB>
Próximo Texto: <TB>
Índice


Clique aqui para deixar comentários e sugestões para o ombudsman.

Copyright Empresa Folha da Manhã S/A. Todos os direitos reservados. É proibida a reprodução do conteúdo desta página em qualquer meio de comunicação, eletrônico ou impresso, sem autorização escrita da Folhapress.