A trajetória de uma obra do museu de origem até a exposição e de volta para casa tem cerca de dez etapas. A sãopaulo mostra o procedimento passo a passo:
1. A curadoria idealiza a exposição e organizadores viajam para fazer o contato com museus e galerias que devem emprestar as peças.
2. Curadoria decide como será a disposição das obras. É montada a expografia: paredes, pintura, iluminação, vitrines,
espaços para o público.
3. É feito um laudo do estado das obras, que são embaladas no museu de origem e seguem para o aeroporto com a companhia de um courier.
4. Equipe busca os itens direto na pista do aeroporto. Na alfândega, muitas caixas são conferidas por peso e não precisam ser abertas.
5. As caixas são de madeira revestidas de material especial e hermeticamente fechadas. Precisam descansar de um
a três dias para "aclimatação", ou seja, para que a peça não sofra choque de temperatura. Se isso não for feito, obras correm o risco de perder camadas de pintura, entre outros danos.
6. Embalagens são abertas na presença de um representamente do museu que empresta e de um do que recebe.
7. É feito um laudo para checar se as obras estão no mesmo estado em que saíram do museu de origem e as peças são colocadas em seus lugares.
8. Últimos detalhes: a intensidade e cor da luz são acertadas e informações artísticas são colocadas nas paredes.
9. Depois da abertura para o público, toda as semanas é feita uma parada técnica no dia em que o local não abre, geralmente às segundas. É feita uma limpeza minunciosa e possíveis problemas são resolvidos.
10. Desmontagem leva de uma a três semanas. As obras costumam voltar nas mesmas caixas em que vieram, que aguardam no museu ou na transportadora.