Folha de S.Paulo

Ensaio - Jenna Wortham

Como domar seu correio eletrônico

Entre alertas do Facebook, correntes de e-mails, sessões de "brainstorming" do trabalho e coordenação social, a caixa de entrada se torna um poço de areia movediça.
Em certo ponto, comecei a evitar meu correio eletrônico, imaginando que qualquer mensagem importante seria reenviada até que eu a notasse ou entregue por um meio mais eficiente, como um torpedo ou, no caso de algo urgente, um telefonema. Mas evidentemente isso não funciona. Perdi mensagens cruciais de colegas e uma oferta de ingressos grátis para um jogo de basquete.
Isso foi demais. Percorri sites de ajuda tecnológica, consultei amigos e tentei descobrir como tornar minha vida mais eficiente e produtiva.
Não há solução rápida. Mas reserve algumas horas de uma tarde e se dedique a isso. Está na hora de domar sua caixa de entrada.

ELIMINE O LIXO
Você não precisa receber um e-mail toda vez que alguém lhe manda uma mensagem no Facebook ou o segue no Twitter. Entre nas configurações desses serviços e desligue as notificações por e-mail. Depois faça o mesmo para os e-mails diários de sites de notícias, viagens e casas de espetáculo.

OS FILTROS SÃO SEUS AMIGOS
Para e-mails recorrentes dos quais você não consegue se livrar, experimente filtros. Seja qual for o cliente de e-mail que você usa, deve poder colocar filtros para capturar todos os e-mails de um remetente e colocá-los em uma pasta até que você esteja disposto a tratar deles.

STATUS VIP
A última versão do cliente de e-mail da Apple permite que você indique certas pessoas como VIPs (Very Important People). Quando mensagens desses remetentes chegarem, elas serão marcadas para que você as veja imediatamente.

ENTRE E SAIA
Um amigo me contou como lida com muitos e-mails: responde depressa e arquiva à vontade. Verifique o e-mail algumas vezes por dia, em vez de constantemente, para não ser apanhado no redemoinho.

JOGUE E-MAILS FORA
Às vezes, quando o e-mail é excessivo, tente se corresponder com amigos e colegas diretamente por meio de mensagens instantâneas, mensagens diretas no Twitter ou "torpedos". Esses formatos exigem ser breve e sucinto.

AJUDA EXTERNA
Procure alguns robôs amigos para ajudá-lo a administrar suas mensagens. Há muitos programas grátis ou baratos que podem peneirar, organizar e dar sentido a seus e-mails, incluindo Sanebox, Mailstrom e Inbox Pause.

NA DÚVIDA, CONVERSE
Um leitor escreveu para me dizer que meus problemas com e-mail poderiam ser resolvidos se eu simplesmente saísse de meu cubículo sem alma e sem janela e realmente conversasse com os colegas que me enviaram e-mails.