Calhamaços de processos se avolumam em uma sala no Fórum Criminal da Barra Funda, na zona oeste de São Paulo. As muralhas de papel ilustram o final da primeira fase de digitalização do acervo do TJ-SP (Tribunal de Justiça de São Paulo), que terminou em dezembro.

A conversão para o formato eletrônico era uma demanda dos profissionais do direito, especialmente advogados.

Desde 2016, o tribunal não aceita processos em papel. Porém a falta de capacidade de armazenamento do sistema eletrônico da corte à época impediu que a digitalização ocorresse naquele momento.

Ao todo, são 6,4 milhões de processos físicos em tramitação no estado, o que representa 29% do acervo. Mantê-los assim significa gasto com espaço físico e lentidão na resolução dos casos, o que ficou evidente na pandemia.

Nesse período, o fechamento de fóruns e a redução do expediente prejudicaram a tramitação dessas ações, que ficaram paralisadas.

O tribunal fez parcerias com o Ministério Público do Estado e procuradorias, por exemplo, e também autorizou advogados e pessoas envolvidas nas ações a retirar os processos para digitalizá-los por conta própria. Mas a adesão foi baixa, principalmente pelo custo.

Em maio de 2021, o tribunal contratou uma empresa para fazer o serviço. De agosto daquele ano até outubro de 2022, foram gastos R$ 18,3 milhões para digitalizar quase 200 milhões de imagens, o equivalente a 567 mil processos.

Vanessa Martiniano, secretária de primeira instância do tribunal, explica que cada vara é comunicada sobre a retirada dos processos para digitalização. Até a conclusão do trabalho, os prazos das ações permanecem suspensos.

Os processos são organizados por lotes e transportados pela empresa até as centrais de digitalização. No local, cada ação recebe um código de barras e é encaminhada para as equipes.

Na Barra Funda, a central foi montada em uma sala ampla, com vários scanners e computadores. Há um funcionário para cada etapa, da logística até a remontagem.

Após a digitalização, os processos são devolvidos aos cartórios, que verificam se a digitalização foi feita corretamente. Em caso afirmativo, o processo é inserido no sistema do tribunal. A partir daí, há um prazo de 30 dias para questionamentos.

Os processos físicos permanecem arquivados por um ano antes da eliminação. Aqueles que tiveram a guarda determinada pela Justiça, caso de ações criminais com condenação, por exemplo, serão mantidos.

Até março, o tribunal deve lançar outro edital para digitalizar o acervo dos municípios do interior.

A previsão era concluir a digitalização no estado até 2026, mas o CNJ (Conselho Nacional de Justiça) estabeleceu que tribunais com mais de 20% do acervo em formato físico devem finalizar esse processo até dezembro de 2024.

O prazo será cumprido, segundo o juiz Ricardo Dal Pizzol, assessor do gabinete civil da presidência do tribunal.

"A digitalização estava muito incipiente e finalizamos 2022 com a capital inteira digitalizada, boa parte da Grande São Paulo e várias outras comarcas do interior. Com mais uns dois anos, a partir de maio deste ano, terminaremos o estado inteiro."

Além do ganho em celeridade na Justiça, ele afirma que a digitalização melhora os ambientes do tribunal e libera espaço, o que deve permitir a integração de unidades a longo prazo.