Descrição de chapéu Financial Times Cifras &

Veja métodos contra crise de produtividade, de timer de cozinha a pasta de email

Executivos descrevem recursos analógicos e digitais que usam para fazer melhor o trabalho e tentar superar a tendência de procrastinação

Amy Bell
Londres | Financial Times

Será que o humilde timer de cozinha pode ajudar a acabar com a crise na produtividade?

Carl Cedeström, professor numa escola de administração de empresas, acredita que sim. Depois de experimentar e abandonar diversos recursos de alta tecnologia, ele aponta para a Técnica Pomodoro, completamente analógica, como responsável por ajudá-lo a fazer melhor o seu trabalho.

Esse sistema simples, desenvolvido na década de 1980 por Francesco Cirillo, leva o nome de um timer de cozinha em forma de tomate que Cirillo usava para ajudá-lo a estudar. A ideia é usá-lo para marcar um prazo de 25 minutos para uma tarefa, fazer uma pausa de 5 minutos, trabalhar mais 25 minutos, e assim por diante.

“Eu uso o sistema há anos, e é o método mais revolucionário que já experimentei”, disse Cederström, professor associado na Universidade de Estocolmo.

Ilustração para o Cifras e letras de 7.mar.2020.
Carolina Daffara

O sistema é particularmente útil nos espaços de trabalho aberto usados hoje em dia, disse Cederström. Eles foram projetados para ajudar os trabalhadores em sua socialização e comunicação —mas as distrações são muitas.

“A grande ironia é que falamos sobre o trabalho tomar completamente as nossas vidas, mas uma das maiores fontes de estresse associado ao trabalho é que na verdade não conseguimos trabalhar.”

Mesmo quando conseguimos remover todas as distrações, continuamos a ter de encarar nosso maior inimigo: nós mesmos.

Avanços tecnológicos prometiam ajudar a elevar o nível mundial de produtividade, mas isso não aconteceu, até agora. Temos todos os recursos e tecnologia de que necessitamos para nos tornarmos mais produtivos, mas eles ajudam de fato?

Os chamados “hacks” e recursos de produtividade oferecem remédios para nossa problemática tendência a procrastinar. Em uma ponta ficam produtos como o Kitchen Safe. A pessoa coloca seu celular em uma caixa plástica e estipula um horário. A única forma de recuperar o telefone antes do horário estipulado é quebrar a caixa.

O problema de recursos como esse é que seu objetivo não é melhorar a produtividade de um trabalhador, e sim fazer com que a pessoa use mais o aplicativo, diz Laszlo Bock, presidente-executivo da empresa de tecnologia Humu e ex-vice-presidente de operações de recursos humanos no Google.

As empresas que criam esses produtos têm seus resultados medidos pelos investidores em termos de engajamento, e não da produtividade que propiciam aos usuários.

“As pessoas adoram botões e alavancas. Há muita coisa que cria a sensação de que estão trabalhando, mas na verdade não passa de ruído e distração”, disse Bock.

Não há retorno mensurável sobre o investimento em produtividade, quando são usados recursos como esses, diz Bock. Muitos deles dependem de notificações e oferecem reforços positivos para levar o usuário a verificá-los regularmente, gerando uma dose de dopamina no cérebro. O risco é que a pessoa passe mais tempo gerenciando o recurso em questão do que fazendo trabalho produtivo.

O que os líderes empresariais do futuro podem aprender com os especialistas atuais em como fazer o trabalho necessário? Perguntamos a cinco usuários de recursos e “hacks” de produtividade o que ajuda e o que não ajuda.

Carl Cederström, professor associado da Universidade de Estocolmo e autor de “Desperately Seeking Self-Improvement”

O que funciona: A Técnica Pomodoro (sistema em que um timer é usado para alternar minutos de trabalho e pausa), para me ajudar a manter o foco. E o app de processamento de texto Scrivener, para escrever, manter diários e agendas

O que não funciona: O Flowstate, um app de escrita que apaga seu trabalho caso você pare por mais de alguns segundos. É realmente estressante. Às vezes gosto de ir devagar

Laszlo Bock, presidente-executivo e um dos fundadores da Humu e ex-vice-presidente sênior de recursos humanos no Google; autor de “Work Rules!”

O que funciona: Pastas para e-mails. Se eu não responder a uma mensagem em 12 horas, ela vai para uma das pastas. Parece polido informar as pessoas de que a mensagem foi recebida

O que não funciona: Um colega tentou registrar o uso de seu tempo com o Toggl, mas exigia esforço demais. Outro tentou o Getting Things Done, mas tinha de perder tempo demais fazendo listas

Marcela Sapone, presidente-executiva e fundadora da Hello Alfred

O que funciona: Um recurso que uso diariamente é o Google Keep, um serviço de anotações —gosto da interface simples, em forma de lista. Ele também pode ser sincronizado em todos os meus aparelhos e é copiado direto para meu email e o Google Docs, que eu e minha equipe usamos

O que não funciona: Experimentei os apps Asana e Trello, mas não funcionaram. São boas plataformas para projetos multifuncionais, mas eram complicados demais para o que eu precisava

Josh Bayliss, presidente-executivo da Virgin Group

O que funciona: Reuniões mais curtas, deixar emails sem resposta imediata e guardar tempo para me exercitar

O que não funciona: Alguns anos atrás, adotamos uma política de “desintoxicação digital” —o servidor de emails era desligado, duas horas por semana. Alguns aceitaram a ideia com mais entusiasmo que outros. Agora adaptamos essa política para que seja menos rigorosa, mas ainda assim incentive as equipes a abandonar as telas e passar mais tempo se comunicando pessoalmente

Pocket Sun, fundadora e sócia diretora da SoGal Ventures

O que funciona: O superapp chinês WeChat, no qual as pessoas fazem tudo, de conversar em texto e vídeo com suas famílias, amigos e colegas a manter comunidades online, transferir dinheiro ou documentos, ou reservar voos e hotéis

O que não funciona: Software de administração de projetos não funcionou para mim, até agora. Continuo a anotar coisas em papel e no app de anotações de meu celular

Tradução de Paulo Migliacci

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