Nestes tempos de crise causada pela pandemia do coronavírus, aumenta a incerteza das pessoas e das empresas quanto ao futuro. Na maioria dos setoreseconômicos não se sabe como será o amanhã no que se refere às vendas e ao faturamento. O que vai acontecer com o lucro e com a situação financeira?

Nessa situação, fica ainda mais importante lançar um olhar para a gestão dos custos. Porém, isso deve ser feito com cuidado. Não sair cortando custos de qualquer maneira, sob pena de provocar consequências danosas para a empresa, seus funcionários, fornecedores e clientes. Há que haver método no processo de gestão de custos. A seguir, algumas recomendações e sugestões:

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O que não fazer

1.A não ser que estejam em níveis muito altos e desnecessários, não se deveria reduzir custos com manutenção de máquinas e equipamentos nem com treinamento e desenvolvimento do pessoal. Agora, mais do que nunca, é preciso garantir a qualidade dos bens e serviços e a satisfação dos clientes, fornecedores e colaboradores. Investir na prevenção de falhas e monitorar os processos

2.A menos que estejam num patamar exagerado, não é recomendável reduzir os gastos com propaganda, marketing e relações públicas. Isso poderia inibir as vendas neste período e ainda comprometê-las no futuro

O que pode ser feito

1. Constituir um comitê de gestão de custos, com três pessoas, no máximo. Uma delas deve ser membro da alta administração.
2. Fazer uma completa revisão do processo de precificação. Pelo menos alguns produtos —bens ou serviços— talvez possam ter seus preços reduzidos sem gerar prejuízo. Embora todos os custos variáveis e fixos devam ser cobertos no final do mês, pode haver casos em que “apenas” cobrir os custos variáveis, gerando margem de contribuição positiva, seja suficiente. Principalmente se houver capacidade ociosa.
3. Se houver bens ou serviços vendidos com margem de contribuição negativa, este é o momento de descontinuá-los. Se tais vendas eram estratégicas até agora, esta é a hora de rever a estratégia.
4. Faça uma análise de custos para avaliar a possibilidade de produzir internamente peças, partes, componentes e subconjuntos que vem atualmente comprando de terceiros. É uma oportunidade para ocupar mão de obra ociosa ou subutilizada e evitar demissões.
5. Avalie a possibilidade de voltar a desempenhar internamente atividades atualmente terceirizadas, como asseio e conservação das instalações, vigilância, portaria, recepção etc. É outra oportunidade para ocupar mão de obra eventualmente ociosa e evitar demissões.
6. Avalie a possibilidade de voltar a desempenhar internamente atividades atualmente terceirizadas, como asseio e conservação das instalações, vigilância, portaria, recepção etc. É outra oportunidade para ocupar mão de obra eventualmente ociosa e evitar demissões.
7. Se não for gerar demissões nem adotar aquelas medidas, faça uma análise comparativa de custos para avaliar a possibilidade de contratar com terceiros atividades desenvolvidas internamente como asseio e conservação das instalações, vigilância, portaria, recepção etc.
8. Eliminar capacidade ociosa. Sempre há ociosidade, mesmo parcial, na ocupação dos espaços físicos, no uso de máquinas e equipamentos e no tempo das pessoas. Isso pode ser melhorado de duas formas. A primeira é aumentando as vendas e a produção; por exemplo, focando na margem de contribuição dos produtos, mesmo que reduzindo os preços, conforme visto no Item 2. A segunda é liberando capacidade, desocupando espaços e paralisando máquinas. No caso de pessoal, caso não seja possível a realocação para outras atividades, a sugestão é, em ordem de prioridade: (a) amortização de crédito de banco de horas; (b) concessão de férias; (c) adoção das medidas agora permitidas pelo governo, como suspensão do contrato de trabalho, redução de jornada etc.).
9. Eliminar ou reduzir atividades desnecessárias ou que não agreguem valor para os clientes, como retrabalho, movimentação interna de materiais e papeis, checagens e conferências em demasia etc. A mão de obra liberada com isso deve ter o tratamento do item anterior.
10. Reduzir a quantidade de produtos, processos e equipamentos. Em vez de diversidade, privilegiar a padronização, com menos peças, partes, componentes, processos, hardware e software.
11. Simplificar as características dos bens e serviços, eliminando atributos e funcionalidades que não sejam absolutamente necessários .
12. Reduzir a quantidade de fornecedores dos itens cruciais, mais importantes, e formar parcerias com um grupo menor deles. Em vez de simplesmente pressionar os fornecedores por preços mais baixos, tentar interagir com eles para melhorar sua eficiência. Identificar áreas de possíveis melhorias, dividindo os ganhos gerados.
13. Verificar a possibilidade de unir-se a alguns concorrentes, compartilhando com eles a compra de materiais e o uso comum de canais de suprimento e distribuição.
14. Evitar a compra de novos recursos tecnológicos (software e hardware) sem antes verificar se os atuais já estão sendo usados no limite de sua capacidade atualmente disponível.