Softwares auxiliam pequenos empresários a gerir contas

Com o desenvolvimento da tecnologia e da inteligência artificial para softwares de contabilidade, a gestão financeira de empresas tem ficado mais fácil. Poupados de tarefas mais burocráticas, contadores conseguem atuar como consultores de pequenos e médios negócios, ajudando-os a crescer.

Esses sistemas de gestão cada vez mais populares —desenvolvedores dessas ferramentas têm crescido de dois a três dígitos ao ano— automatizam o controle de informações das áreas de estoque, compras, vendas, recursos humanos e gestão contábil.

A partir da implantação do sistema de nota fiscal eletrônica no país, em 2008, empresas de tecnologia contábil passaram a extrair seus dados online para classificá-los e calcular impostos automaticamente.

“Antes esse serviço era todo manual. Com o software, o contador só faz a verificação. Se antes ele gastava um dia inteiro para determinado trabalho, agora ele precisa de três horas”, afirma Jander Martins, diretor-executivo da Nexaas, que desenvolve softwares de gestão empresarial.

Para as empresas, essa automação diminui a chance de erros na contabilidade, que geram multas. Isso não significa, entretanto, que a figura do contador seja desnecessária.

“A tecnologia automatiza as tarefas repetitivas. Nenhum contador estudou para lançar nota fiscal, mas sim para analisar balanços das empresas e apontar quais são os problemas, onde os gastos estão altos e onde precisa de mais investimento”, diz o diretor de tecnologia da SCI Sistemas Contábeis, Elinton Marçal.

Segundo Martins, somente 20% das empresas brasileiras hoje utilizam softwares de contabilidade, mas o número vem aumentando: a Nexaas cresceu 100% em 2018.

Antes restrito a empresas de grande porte, os softwares de contabilidade têm ganhado espaço entre as pequenas e médias. Já existem, por exemplo, planos básicos de gestão contábil gratuitos. Os preços das ofertas pagas variam, dependendo da complexidade do sistema e do porte da empresa, podendo ultrapassar R$ 10 mil por mês.

Alguns softwares se conectam às contas bancárias das empresas para registrar e elaborar gráficos sobre o fluxo de caixa. Mostram em tempo real o dinheiro que entra e sai da companhia, dividindo os valores por categorias.

Quando controlava as receitas e despesas em planilhas no Excel, o empresário Fernando Ordones, dono do bufê infantil Espaço Safhari, no Campo Belo, zona sul de São Paulo, tinha dores de cabeça.

“A estrutura era desorganizada. Chegamos a perder planilhas e alguns clientes pagaram menos porque não tínhamos controle financeiro tão preciso”, diz Ordones.

Ele descobriu os softwares de contabilidade durante a pós-graduação em gestão empresarial em 2013. Atualmente, Ordones faz o diagnóstico da saúde financeira de sua empresa pelo sistema QuickBooks Online, da Intuit, que avisa diariamente quais são as contas a pagar e a receber. Desde que começou a usar a ferramenta, conta, o Espaço Safhari cresce 35% ao ano.

Além disso, Ordones diz que a tecnologia reduziu o trabalho de seu contador porque as informações financeiras, como faturamento ou despesas, podem ser acessadas com poucos cliques a qualquer momento, do computador ou do celular.

Há ainda ferramentas que facilitam a contabilidade de empresas que têm funcionários remotos, como a Ponto Web, uma das soluções oferecidas pela Nasajon Sistemas, que desenvolve software de gestão integrada.

Nela, o prestador de serviço marca pelo celular o horário de início e fim do expediente. O sistema anexa a esses dados as localizações obtidas por sinal de GPS. A ferramenta, então, envia essas informações ao contador e calcula eventuais horas extras ou descontos na folha de pagamento. 

A Nasajon cresceu de 10% a 25% nos últimos dez anos e faturou R$ 30 milhões no ano passado, de acordo com o diretor-executivo da empresa, Claudio Nasajon.

A complexidade tributária é um dos grandes problemas das empresas no Brasil, afirma o diretor de produtos da Taxweb, André Barros. São publicadas nos Diários Oficiais da União, dos Estados e dos Municípios, cerca de 800 alterações por dia nas tributações dos produtos, afirma.

Por isso, a empresa desenvolveu o software Taxrules, que usa inteligência artificial para ler as publicações e atualizar o cálculo tributário de qualquer transação comercial.

“Hoje há um custo gigantesco para as empresas, que não podem errar na hora de emitir uma nota porque podem ser penalizadas. Além disso, o fisco vem se capacitando e audita cada vez mais contribuintes em menos tempo”, diz Barros.

“Hoje há um custo gigantesco para as empresas se manterem atualizadas com a legislação fiscal e tributária. Um erro na tributação na hora de emitir uma nota pode significar a diminuição da margem de lucro das empresas", diz Barros. "Além disso, o Fisco vem se capacitando e melhorando seu aparato tecnológico para auditar cada vez mais contribuintes em menos tempo."

Além de agilizar o trabalho do contador, os softwares auxiliam os empresários na tomada de decisões estratégicas, segundo José Carlos Fortes, presidente do conselho de administração da Fortes Tecnologia.

“O empresário deixa de agir na base do achismo. O software tem várias funcionalidades como extração de balancetes, apuração de resultados, acompanhamento de clientes e fornecedores, movimentação bancária, cruzamento de dados, entre outras”, afirma Fortes.