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O Brasil é o país do WhatsApp, como disse o presidente do aplicativo à Folha no ano passado. No trabalho, ele costuma ser usado para alinhar tarefas do dia a dia, manter uma comunicação entre a equipe e dialogar com clientes.
A ferramenta traz praticidade e agilidade, porém, como qualquer outra, deve ser usada de um jeito inteligente para funcionar bem, defende Luana Lourençon, especialista em carreiras.
Para começar, como saber quando é adequado mandar uma mensagem por WhatsApp?
Alinhe a comunicação e defina qual canal deve ser usado a depender da urgência do contato.
↳ Entre uma equipe de trabalho: o gestor pode alinhar cada circunstância da rotina. Exemplo: se precisar de uma resposta em até 24 horas, me mande um email. Se precisar de resposta ainda no mesmo dia, mande uma mensagem no WhatsApp. Se for urgente, me ligue.
↳ Em contatos externos (clientes, prestadores de serviço etc): pergunte à pessoa e vá traçando combinados. "Esse tipo de assunto, você prefere que a gente trate por e-mail ou pelo Whatsapp?", exemplifica Lourençon.
Decidiu mandar um zap? Vamos, então, às dicas sobre como fazer um uso profissional do aplicativo:
1. O primeiro contato sempre deve ser o mais formal possível.
Se você não conhece ou nunca falou com a pessoa, comece se apresentando. "Oi, tudo bem? Sou a X, trabalho em Z. Estou entrando em contato contigo por tal motivo...".
Se a mensagem inicial que você envia não traz credibilidade, a pessoa já tende a desconfiar e isso pode ser negativo, diz Paulo Augustinho, especialista em carreiras e recolocação profissional.
- "Hoje em dia, lidamos com muitas situações de golpe e engano via WhatsApp, o que deixa as pessoas sempre em alerta", explica.
Por isso, vale também uma atenção especial ao português, buscando escrever de forma correta.
2. Seja cauteloso com brincadeiras, emojis e memes.
Formal não significa chato, explica Luana Lourençon. Você pode identificar qual o perfil da pessoa e avaliar se há espaço para uma conversa mais leve.
"Se a pessoa for mais brincalhona, você pode mandar um meme, um emoji. Dependendo do ambiente e do assunto, não há problema nisso. Mas é importante ter maturidade para entender qual é o momento de brincar e qual é o momento de mais seriedade", diz a especialista.
"E a gente precisa ter um cuidado grandioso para não pecar pelo excesso, por exemplo, no uso de emojis e de gírias durante a conversa", complementa Augustinho.
3. Pense duas vezes antes de mandar áudios.
A primeira dica é: não conhece a pessoa e quer mandar um áudio? Pergunte para ela se é ok.
Lembrando que, muitas vezes, quem está do outro lado pode não conseguir ouvir rapidamente. Isso faz com que áudios não sejam uma boa opção em momentos de urgência.
Diferente de um email ou uma mensagem, não é possível buscar informações em um áudio de forma simples —você talvez precise escutar de novo para relembrar ou encontrar o que precisa. Então, pense duas vezes antes de enviar.
Se for usar esse recurso, nunca mande um áudio solto. Escreva uma frase explicativa junto, recomenda Lourençon. "Oi, fulano, vou te mandar um áudio sobre uma possível mudança de agenda da nossa conversa hoje para discutirmos alternativas", exemplifica.
Antes de sair gravando, organize seu raciocínio, orienta Augustinho. Pense no que você quer falar e seja conciso e claro. Áudios muito longos, os famosos podcasts de WhatsApp, costumam afastar as pessoas.
4. Nem sempre é hora de mandar mensagem.
Não mande uma mensagem para seu gestor ou para um colega fora do horário de trabalho, a não ser que seja urgente, diz Augustinho. Vale refletir sobre as seguintes perguntas:
- Preciso realmente mandar agora a mensagem?
- A pessoa poderá fazer algo sobre a questão ainda hoje?
- Se eu mandar essa mensagem amanhã, faz diferença?
Se você não souber o horário de trabalho do outro, restrinja-se ao horário comercial. "Mandar mensagem na hora do jantar, de fim de semana ou na madrugada é inadequado e pode até gerar conflitos", comenta o especialista.
5. O grupo do trabalho não é seu grupo de amigos.
É necessário ter a mesma etiqueta profissional: não encaminhar mensagens de bom dia, boa tarde, nem encher o grupo de spam, recomenda Augustinho.
"Evite também trazer conteúdo que pode gerar discussões polêmicas, como política, futebol, religião", complementa.
Resumindo: quando falamos em comunicação no trabalho, combinados são muito importantes. Combine com a outra pessoa o melhor horário, o melhor canal (sim, ele pode ser o WhatsApp) e a melhor linguagem. Assim, você evita atritos e consegue ter respostas no prazo adequado.
CONSELHO DE CEO
Profissionais em cargos executivos dão dicas para quem está em início de carreira
Sobre o CEO: formado em administração pela Universidade de Tampa (EUA), com MBA pela Universidade de Tsinghua (China) e pelo Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT). Teve passagem em um fundo de venture capital, morou na China durante oito anos e teve seu primeiro empreendimento aos 23 anos.
Qual foi seu primeiro emprego?
Trabalhei com televendas para uma empresa colombiana na China que exporta máquinas e produtos para a produção de plástico. Eu basicamente ligava da China para o Brasil tentando vender máquinas.
Um erro que cometeu em sua carreira?
Acho que todos passam por isso, mas eu gastava muito tempo fazendo tarefas que não eram prioritárias ou impactantes. No fim, passava meses sem ter resultados concretos porque estava trabalhando nas tarefas erradas. Hoje, sou muito mais consciente do meu tempo.
Em sua opinião, qual é a principal habilidade que um profissional deve buscar desenvolver?
Comunicação. É uma habilidade quase "esquecida", que as pessoas não tentam aprimorar proativamente. Uma comunicação efetiva, simples e direta pode fazer toda diferença na carreira profissional.
Qual conselho daria para um profissional em início de carreira?
Procure mentores e conselheiros que acreditem em você e que te ajudem nessa jornada. Nada é mais importante do que ser humilde o suficiente para pedir ajuda, dicas e conselhos.
EM BUSCA DE EMPREGO?
Uma dica para te ajudar a ser contratado(a)
No mês de abril, indico perguntas a serem feitas pelo candidato durante uma entrevista de emprego.
Para avaliar a cultura da empresa:
- Como é feita a integração de novos funcionários?
- Quais aspectos costumam surpreender os novos funcionários após o início do trabalho?
- Há eventos conjuntos com outros departamentos ou equipes?
- Como a empresa mudou desde que você entrou?
Lembre-se: cuidado para não inverter os papéis e tornar-se o entrevistador em vez de entrevistado. O ideal é fazer duas ou três perguntas.
- Não utilize todo o tempo da entrevista apenas para tirar dúvidas, pois naquele momento você está lá para se vender e para falar sobre você mesmo.
Quer saber mais? Leia outras dicas aqui.
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