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Você tem sentido que o número de reuniões de trabalho aumentou depois da pandemia? Não é só uma sensação.
- Para 51% dos executivos, o número de conferências disparou em relação a 2019, segundo levantamento da Talenses Group;
- Desses, quase metade afirma ter seis ou mais encontros por semana.
E, se a quantidade aumentou, a cobrança por postura nas reuniões da firma também –seja no escritório, seja numa chamada de vídeo no Zoom.
Elas são uma oportunidade para chamar atenção para você e seu trabalho, conquistar a confiança da liderança e criar possibilidades de crescimento dentro da empresa.
Mandar bem, porém, exige esforços antes, durante e depois do encontro. Vamos às dicas!
Antes da reunião
Estude sobre o assunto. Antecipe possíveis questionamentos, identifique lacunas e crie suas próprias perguntas.
- Demonstrar conhecimento é um sinal de compromisso e interesse, e traz mais segurança e autoconfiança, diz Lilian Cidreira, especialista em carreiras e professora na ESPM (Escola Superior de Propaganda e Marketing).
Se você não sabe do que a reunião vai tratar, mande uma mensagem ao organizador pedindo mais detalhes.
- "Quando o convite não diz muita coisa, é preciso ser proativo", diz Cidreira.
Preparo. Se você for fazer alguma apresentação de slides, por exemplo, pratique sua fala e se certifique de que tudo está funcionando.
- Verifique se o arquivo está rodando, deixe abas necessárias abertas e, se estiver em casa, cheque internet, câmera e microfone para evitar perrengues.
Também vale chegar alguns minutos antes da reunião começar, mesmo se for numa sala virtual. A pontualidade, além de pegar bem, ajuda a acalmar os ânimos.
Durante a reunião
Escuta ativa. Presença e atenção são indispensáveis para quem quer ter uma boa postura em reuniões. Ou seja, nada de mexer nas redes sociais!
"Mostre que você está ali. Leve um caderninho ou use o bloco de notas do computador para fazer anotações importantes", diz Tamires Teixeira, mentora de carreiras da geração Z.
- Ouça os outros e não interrompa quem está falando. Por mais urgente que seu comentário possa parecer, levante a mão e espere ter a palavra.
- Mas isso não quer dizer entrar mudo e sair calado. Se você foi convidado, o organizador da reunião espera que você tem com o quê contribuir.
Otimize sua fala. Organize o que você quer dizer ara evitar ser prolixo. Assim, é mais fácil ir direto ao ponto e cortar grandes preâmbulos.
Lembre-se: só é possível ter uma boa oratória com treino.
- "Você pode treinar com algum amigo ou se gravar e assistir depois. É uma forma de perceber vícios de linguagem e criar estratégias de modulação de voz, como pausas e entonações, para destacar pontos", diz Teixeira.
Críticas em excesso. Reuniões não são o lugar para lavar roupa suja. Evite apontar erros e criticar um colega diretamente.
- "Adote uma abordagem generalista para não prejudicar o outro profissional. Depois da reunião, puxe uma conversa no privado e dê um feedback construtivo sobre o que foi discutido", diz Paulo Agostinho, especialista em carreiras e recolocação.
Linguagem corporal. Quando você não está falando, seu corpo está. Evite ficar de braços cruzados e mantenha as costas eretas para não parecer desinteressado.
No online, câmeras sempre ligadas! "É muito ruim olhar apenas para o nome e a foto. Não traz profissionalismo e pode passar a impressão de que você está fazendo outra coisa", diz Teixeira.
Depois da reunião
Acompanhamento. Quase toda reunião termina com um plano de ação. Procure observar se o que foi acordado está sendo praticado.
- "Acompanhe o que foi tratado ali, seja fazendo um follow-up, seja apresentando o plano de ação para outros colegas do departamento. Isso mostra compromisso, responsabilidade e interesse", diz Agostinho.
Na seção Pergunte ao Especialista, a professora Lilian Cidreira ainda traz dicas adicionais para quem quer perder a timidez e vender o peixe para a liderança. Dá um scroll!
Pergunte ao Especialista
Reuniões de trabalho podem gerar ansiedade em profissionais mais tímidos. Existe alguma forma de diminuir essa timidez?
A timidez só é vencida quando enfrentada. O desconforto não vai desaparecer magicamente. É preciso quebrar a primeira barreira e só falar, para a mente entender que aquela situação não gerou nada de grave. Mas, como isso pode ser difícil para algumas pessoas, um primeiro passo pode ser anotar pontos da reunião, trazer contribuições novas e enviar esse compilado por email para quem estava lá. Pode ser que o gestor, por exemplo, responda à mensagem com incentivos. Isso vai gerar mais autoconfiança e, com o tempo, diminuir a timidez.
Como fazer a liderança te ouvir?
Traga fatos, dados, evidências que comprovem o que você quer falar. É muito comum que profissionais cheguem só com a ideia, falando "eu acho que…", "eu sinto que…". Líderes trabalham com objetividade. É importante apresentar o problema com informações que amparem seu discurso. Também vale se preparar para possíveis questionamentos que a liderança pode fazer, pensar em contra-argumentos, e se respaldar com projetos que foram feitos na empresa ou problemas similares que foram resolvidos.
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