Isso vale um email? Como se comunicar de forma efetiva no trabalho

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"Essa reunião poderia ter sido um email". Com essa frase que se tornou um meme no mundo corporativo, trago uma reflexão: como escrever um email tão bom quanto uma reunião ou uma conversa ao vivo?

Conversei com especialistas e selecionei as principais dicas para saber como fazer isso. Segue o fio:

1 - Qual tipo de assunto merece um email?

• Quando for "para formalizar informações de uma reunião, aprovar entregas ou solicitar demandas específicas", diz Tamires Teixeira, mentora de carreiras.

• Formalizar por escrito é importante para ter segurança do que foi falado ou combinado em conversas presenciais ou em outros canais de comunicação.

2 - Qual o tamanho ideal?

• Muito curto pode parecer grosseiro, a depender do contexto, mas ser direto é bom para não desperdiçar o tempo dos colegas.

• O tamanho da mensagem depende do assunto a ser tratado, mas o principal é que seja direto e objetivo.
• Se ficar longo, é recomendado separá-lo em tópicos para evitar que a leitura se torne cansativa.

• Exemplo: Conforme discutido na reunião sobre orçamento, segue em anexo o documento com as informações relevantes.

• "Separe em tópicos o que há de relevante no documento anexado, como produtos e valores", sugere Jéssica Gondim, gerente de projetos na Companhia de Estágios.

3 - Formal ou informal?

• Muitas vezes, na tentativa de ser formal, a pessoa usa palavras excessivamente rebuscadas e escreve mais do que o necessário.

• "É necessário manter um certo nível de formalidade, porém sem exagerar como se fosse uma dissertação. É preciso transmitir a mensagem de forma clara", diz Jaqueline Garutti, consultora de carreira, marca pessoal e liderança.

• Cuidado com a "descontração". "Muita informalidade pode diminuir a importância do assunto", afirma Gondim.

• Ficou na dúvida? Garutti indica a técnica de Rapport, que consiste em espelhar o estilo de comunicação do outro para entrar em sintonia.

• Por exemplo: se você se comunica diariamente com a pessoa, pode repetir o padrão dela.

4 - E o assunto?

• É um resumo do que será abordado no texto. Exemplo: "Orçamento - [nome da empresa]". Dessa forma, fica claro sobre o que estamos tratando.

• Vai formalizar o que foi discutido em uma reunião? Coloque no assunto: "Formalização do bate-papo do dia [data]", indica Garutti.

5 - Quem colocar em cópia?

• Envie apenas para pessoas envolvidas no tema.

• Gondim exemplifica: se sou da área de seleção, mas o projeto também envolve as equipes de comercial e marketing, é necessário colocar essas equipes em cópia.

• Evite incluir muitas pessoas, como todos os chefes de todos os níveis, pois isso pode lotar a caixa e tornar a comunicação ineficiente, afirma Garutti.

• Ficou na dúvida? Pergunte aos seus colegas ou ao chefe se é necessário incluir mais alguém.

6 - Como começar?

• Inicie com uma saudação como "bom dia" ou "boa tarde", especialmente se você não conhece a pessoa, afirma Gondim.

• Mas, se for alguém com quem você tem proximidade, pode ser um pouco mais informal e usar, por exemplo, um "oie".

7 - E a despedida?

• Terminar com "estou à disposição" ou "conte comigo" demonstra disponibilidade para esclarecer quaisquer dúvidas, diz Gondim.

• Procure incluir no final: "você pode confirmar o recebimento deste email?" Assim, ao receber uma resposta, você terá a certeza de que a mensagem foi recebida.

• Lembre-se de formatar sua assinatura no rodapé com seu nome, cargo ou área de atuação na empresa, formas de contato e o site da empresa.

Atenção:

• Cuidado com erros de português [passe por um corretor] e evite o uso excessivo de letras maiúsculas, pois pode parecer que você está gritando por mensagem, alerta Gondim.

• Envie o mensagens apenas durante o horário de trabalho, para não incomodar o descanso dos seus colegas e para evitar o hábito de ultrapassar os limites da sua jornada.

• Prefira fontes de texto mais simples, como Arial ou Times New Roman. Quanto menos poluído visualmente, melhor.

• Evite gírias ou abreviações.

EXTRA: O que fazer quando você precisa cobrar uma resposta por email e o chefe/colega não responde?

Se você precisa de uma resposta e a data limite está se aproximando, siga estes passos:

• Relembre a pessoa sobre quando você enviou o email inicialmente.

• Informe até quando você precisa da resposta.

• Pergunte diretamente se ela recebeu a sua mensagem anterior.

• Manifeste disponibilidade para marcar uma reunião, se necessário.

Se mesmo assim a situação não for resolvida, é válido cobrar em outros canais de comunicação utilizados pela empresa. É importante fazer a cobrança de maneira educada e evitar uma postura agressiva, pontua Garutti.

Entrevista de Emprego

Especialista responde como o email pode ajudar após essa etapa de seleção.

Cenário 1: ‘Esqueci de dizer algo importante na entrevista de emprego, devo mandar um email depois?’

"Antes de tomar a decisão de enviar ou não, vale a pena fazer uma análise do cenário, considerando o impacto que a informação que faltou tem no processo de contratação. Por exemplo, se é uma posição que exige mudança de cidade e você, no momento, não tem esta disponibilidade, é importante sinalizar. Caso a informação que faltou não se caracterize como um divisor de águas, considere abordar o assunto se você for adiante no processo. Uma dica é: ao se preparar para a entrevista, escreva os pontos-chave que deseja mencionar ou perguntar. Isto pode ajudar a se lembrar na hora."

Caso seja necessário, como deve ser essa mensagem?

"Faça uma rápida contextualização, citando a data e a posição para a qual foi fazer a entrevista. Apresente também a informação que faltou compartilhar e considere mencionar o que fez você decidir enviar o email: Qual é o impacto, no seu ponto de vista, do contratante não ter a informação?"

Cenário 2: ‘Fiz uma entrevista e não recebi um retorno. Como pedir por um feedback por email?’

"O texto pode ser simples e direto. Cite a data e a posição para a qual fez a entrevista e diga que gostaria de saber se há algum retorno sobre o processo. Agradeça e assine. Caso digam que o processo foi adiante com outro candidato, e você queira receber um feedback sobre o seu desempenho na entrevista, não há problema em responder solicitando essa avaliação. Ressalte que esse retorno pode te ajudar a aprimorar a sua participação nos próximos processos seletivos."